Les compartimos a continuación la guía para poder comprender la sincronización entre Core y Payroll. 

Esta mejora está diseñada con un enfoque claro en optimizar la experiencia del usuario y asegurar que las sincronizaciones de datos de los colaboradores se realicen en tiempo real. Gracias a esta integración avanzada, los usuarios disfrutarán de una mayor precisión y eficiencia en la gestión de la información, permitiendo procesos más ágiles y confiables en todas las áreas relacionadas con la nómina y la administración de personal.

Resumen de la gestión con Posiciones

1. Cuando nuestros clientes tienen Posiciones , se debe tener en cuenta que:

   1. La posición cuenta con los campos de Empresa, Sucursal, Área, Cargo y Centro de costo incluidos 

2. Cuando los clientes tiene el Módulo de Nómina, la sync funcionara de la siguiente manera:

   1. Al actualizar la posición en  Core (Master), la misma viajará a Nómina actualizando los campos correspondientes

   2. Al actualizar la posición en Nómina, la misma viajará a  Core (Master) actualizando los campos correspondientes

   3. La Información Personal continúa su Sync Bidireccional  

1) Modificaciones en Core

        1.1. Actualización de información de la Posición: 

• Toda modificación de los campos Cargo, Estructura Organizacional, Sucursal, Centro de Costo y Posición padre (supervisor directo) que se realice en una posición asociada a un contrato generará la actualización de estos datos tanto en la Información Personal como en el Contrato/Anexo de contrato del colaborador.

• Se podrá identificar con facilidad a quiénes aplicarán los cambios desde el card de “Colaboradores que ocupan la posición”. Desde aquí se podrá visualizar al colaborador que actualmente ocupa la posición junto la fecha de su último anexo, motivo de cambio de último anexo, y número de contrato, el cual es cliqueable y redirige directamente a su contrato para visualizar el detalle de su información (sujeto a permisos del módulo de Payroll). 

• Dado lo anterior, es que esta sección solo estará disponible cuando una posición esté ocupada. 

• El autor del cambio podrá decidir si la modificación generará un nuevo anexo de contrato para el colaborador, permitiendo generar un historial de modificaciones accesible desde Payroll. Esta es la opción por defecto de la plataforma. 

• 
  Para la generación del anexo se deberá seleccionar un motivo y fecha de registro del anexo:

  • Los motivos corresponden a una lista predeterminada de forma transversal para el producto.

• La fecha permitirá la selección de cualquier día posterior a la fecha de aplicación del último anexo con el objetivo de no sobreescribir actualizaciones definidas con anterioridad. 

• Al guardar los cambios se generará automáticamente un nuevo anexo para este colaborador, quedando los cambios registrados en Payroll

• En el caso que no se desee generar un nuevo anexo, se deberá desmarcar esta opción, y los cambios se aplicarán directamente sobre el contrato o último anexo del colaborador, sobreescribiendo o complementando la información previa. Los cambios sobre Área, Cargo y jefe directo también quedarán reflejados en la Información personal de Payroll.
  

• Esta actualización también se podrá realizar de forma masiva por excel, incorporando las siguientes columnas al momento de importar las posiciones:

  • version: Completa con “x” para generar un anexo o mantenlo vacío para no realizarlo. 

  • version_name: Completa con el nombre del anexo, puede ser una de las opciones predefinidas de motivos o uno nuevo. 

  • version_date: Fecha de anexo con formato DD/MM/AAAA, debe ser una fecha posterior al último anexo. 

1.2. Actualización de la posición del colaborador en el Máster de personas

• Toda modificación de la posición de un colaborador realizada en el Máster de personas se sincronizará con Payroll. 
  

• Solo se puede cambiar la posición de un colaborador entre posiciones asociadas al mismo país de contratación. No  es posible seleccionar una posición asociada a un país distinto al del colaborador. 

• Al momento de guardar se desplegará un modal con la información de la nueva posición seleccionada permitiendo que el autor del cambio decida si esta modificación generará un nuevo anexo de contrato para el colaborador, generando así un historial de modificaciones accesible desde Payroll. Esta es la opción por defecto de la plataforma. 

• Para la generación del anexo se deberá seleccionar un motivo y fecha de registro del anexo:

  • Los motivos corresponden a una lista predeterminada de forma transversal para el producto.

• La fecha permitirá la selección de cualquier día posterior a la fecha de aplicación del último anexo con el objetivo de no sobreescribir actualizaciones definidas con anterioridad. Se podrá identificar con facilidad la información del último anexo desde el mismo modal de confirmación de cambios. 

• Al guardar los cambios se generará automáticamente un nuevo anexo para este colaborador, quedando los cambios registrados en Payroll.

• En el caso que no se desee generar un nuevo anexo, se deberá desmarcar esta opción, y los cambios se aplicarán directamente sobre el contrato o último anexo del colaborador en caso de tenerlo, sobreescribiendo la información previa. Los cambios también quedarán reflejados en la Información personal de Payroll.

• Esta actualización también se podrá realizar de forma masiva por excel, incorporando las siguientes columnas al momento de importar las colaboradores:

  • version: Completa con “x” para generar un anexo o mantenlo vacío para no realizarlo. 

  • version_name: Completa con el nombre del anexo, puede ser una de las opciones predefinidas de motivos o uno nuevo. 

  • version_date: Fecha de anexo con formato DD/MM/AAAA, debe ser una fecha posterior al último anexo. 

2) Modificaciones en Payroll:

• Actualización de la posición del colaborador desde Payroll

  • Toda modificación de posición asociada a un contrato de un colaborador realizada en Payroll se sincronizará a Core. Este cambio puede traer consigo cambio de Cargo, Estructura Organizacional, Jefatura, Razón Social, Centro de Costo o Sucursal. 

• En caso de crear un anexo, este quedará registrado tanto en Payroll como en la Posición y en la Ficha del colaborador.

  • En historial de anexos:

• En Posición: 

• En Ficha de colaborador:

• La posición ocupada previamente se liberará y quedará vacante para poder ser asignada a otros colaborador/contrato. 

3) Requisitos para la activación de esta sincronización:

• Contar con módulo de Posiciones activo (versión full)

• Contar con Posiciones activas en Payroll

• Todos los contratos deben tener completo el 100% de la información obligatoria. 

• Al momento de implementar Posiciones, la Posición asignada al colaborador en el Master debe asociarse al contrato o anexo vigente en Payroll. No deben existir inconsistencias entre la posición asignada en máster y la posición que posea el colaborador en su contrato. 

• Posteriormente se debe prender la sync. 

4) Aclaraciones:

• ¿Qué ocurre si creo un anexo hacia el futuro?

  • Las modificaciones tanto en la posición, como la ficha del colaborador y los datos de payroll se actualizarán inmediatamente con la nueva información, impactando en el resto de módulos que despliegan estos datos, como el Organigrama. Sin embargo la fecha de registro de cambio será aquella seleccionada al momento de crear el anexo, lo que asegura que todos los cálculos y reportes se realicen en base a ella. Dado lo anterior, es que se recomienda realizar cambios hacia el pasado. 

• ¿Qué cambios no generan anexos?

  • Cambios en los catálogos de Cargos, Centros de costo, Estructura Organizacional, Sucursales y Razones sociales no están sujetos a registro de nuevos anexos. Es decir, si se modifica el nombre de un cargo asociado a una posición de A a B esta modificación no generará un nuevo anexo y sobreescribirá directamente el nombre aplicado en Core y Payroll. 

  • Cambios en el resto de los elementos de una posición (fuera de Cargo, Estructura Organizacional, Centro de Costo, Sucursal, Posición padre) pueden generar un anexo, sin embargo estos campos no son sincronizados a Payroll. 

• ¿Qué ocurre si elimino en Payroll un anexo creado desde una modificación de Core?

  • Se eliminará el anexo en Payroll, pero la información modificada prevalecerá en Core, tanto en la Posición como en la Ficha. (Caso por abordar en producto)

• ¿Qué ocurre si la posición o colaborador no tienen asociado un contrato activo?

  • Al no existir un contrato asociado no existe la sincronización de datos, por lo que no aparecerán las secciones de gestión de cambios ni en la Posición ni en la Ficha.