Jerarquía de Áreas

Antes de cargar usuarios al máster de personas, debes asegurarte de que cada uno de los colaboradores esté asignado a un área existente en el máster. Para ello muchas veces será necesario cargar nuevas áreas; si es la primera carga de usuarios es necesario cargar una jerarquía completa.

1. Creación de jerarquía de áreas en máster

Crear o cargar una jerarquía puede ser muy sencillo, esto se puede hacer por front o excel. 

Para crear por front sólo debes ir a Estructura organizacional --> +Agregar Unidad

Aquí te pedirá:

• Nombre de Unidad (obligatorio*)
• Código :  si no asignas un código, la plataforma creará uno automáticamente.
• Unidad Padre (obligatorio*)
• Descripción de la Unidad
• Responsable de la Unidad
• Presupuesto

Carga masiva

En caso de cargar mediante excel, se debe descargar la "plantilla de carga" de jerarquía de áreas.

Vas a Estructura organizacional --> Acciones --> Cargar nueva estructura --> Descargar plantilla de carga.

Esta acción traerá un archivo (excel) donde hay 6 columnas, de las cuales A, B y C son obligatorias:

• La columna A indica los nombres de cada área de la empresa.
• La columna B indica los códigos asociados a cada área que se ve en la columna A.
• La columna C indica los códigos del área padre de cada área de la columna A.

*El área padre es de quien depende un área en particular. Ejemplo: Gerencia (área hija) depende de Empresa (área padre), tal como se muestra en la imagen a continuación:

Para ordenar las áreas en la plantilla los pasos son:

• Paso 1: agregar todos los nombres de las áreas de la empresa en la columna A, como una lista hacia abajo.
• Paso 2: asignar un código a cada nombre de área en la columna B, hacia abajo.  Ejemplo: "area-empresa-001" o "empresa-001"
• Paso 3: dejar el código asociado al área padre de cada área de la empresa en la columna C.

¡Recomendación! Es mejor no tener áreas con mismo nombre o podrían duplicarse, esto sucede cuando se le asignan áreas a los usuarios por nombre y no por código. Al buscar el área traerá el código de cualquier área que tenga el mismo nombre.

Ejemplo: si la persona tiene asignada "Gerencia" como su área, puede traer el código de test-2 o test-3.

2. Actualización de jerarquía de áreas nuevas en máster

Si la jerarquía no es completamente nueva, debes asegurarte de que en máster no existan las áreas que quieras agregar, de lo contrario, debes descargar la jerarquía existente y mantener los códigos de las áreas existentes:

Entonces, vas a Estructura organizacional --> Acciones --> Descargar estructura. También se puede descargar por niveles como muestra la imagen.

Esta acción traerá la estructura organizativa cargada en máster en un archivo excel, donde podrás visualizar los nombres de las áreas existentes, junto a su código asociado (columna B) y código de área padre (columna C).

Para actualizar se usan los mismos pasos que para crear la estructura organizativa, se descarga la plantilla y se suben cargos nuevos, se puede cambiar el nombre de las áreas pero se mantiene el código, también se puede cambiar el padre de alguna área o de todas.

¡IMPORTANTE! Si las áreas ya existen y se cargan con un código nuevo, se duplicarán por nombre. Si quieres cambiar el código del área ve al punto 3 a continuación.

3. Eliminar o editar áreas de máster

Para eliminar sólo se puede hacer por front seleccionando el área a eliminar --> Acciones --> Eliminar unidad seleccionada.

Para editar el área se puede hacer por front y excel, a excepción de los códigos; este sólo puede cambiarse a través de excel descargando la "plantilla de carga".

Muestra 3 columnas:

• La columna A indica los nombres de cada área de la empresa.
• La columna B indica los códigos asociados a cada área que se ve en la columna A.
• La columna C indica los nuevos códigos que tendrá el área de la columna A.

Tal como muestra la imagen a continuación: