Para cargar un proceso de Talento primero se debe subir la jerarquía de áreas, luego las personas y los resultados. La encuesta de sucesión y los permisos son opcionales.

1. Carga de jerarquía de áreas

La carga de jerarquía de áreas se hace con el excel "1. Carga de Jerarquía Talento" desde Configuración > Jerarquía de áreas.

El archivo cuenta con los siguientes campos.

area: el nombre del área. Tal como se mostrará en la plataforma.

area_parent: el padre directo del área

Los campos son sensibles a las mayúsculas y minúsculas, por lo que es importante que cuando se repita el nombre de un área, tanto en este archivo como en otros, se use exactamente el mismo nombre. Los dos campos son obligatorios.

2. Carga de personas

La carga de personas en Talento se hace con el excel "2. Carga de personas Talento" desde Configuración > Carga de personas.


El archivo tiene 15 campos, de los cuales son obligatorios: identifier, username, firstname, email, area. A continuación se explican los campos más importantes:

  • identifier: identificador del usuario dentro de la plataforma. Debe ser único, idealmente el mismo RUT o número corporativo.

  • username: nombre de usuario con el cual el usuario accederá a la plataforma. Idealmente el mail o el rut si la persona no tiene mail.

  • password: este campo se usa para establecer contraseñas solo si las personas que se están cargando son todas nuevas y no han participado en otros procesos de la plataforma. De lo contrario se debe cargar el Excel sin esa columna. Si hay tanto usuarios nuevos como usuarios repetidos, debe subirse el archivo sin la columna de password y cargar el 2.1 que es para subir contraseñas a los usuarios nuevos.

  • area: debe ingresarse el mismo nombre de área que aparece en el excel de jerarquía.

  • position: el cargo que ocupa la persona dentro de la empresa.

  • company: campo opcional. Se usa en casos de empresas muy grandes que tengan divisiones. Este dato solo se ve en el perfil del colaborador.

  • joiningdate: campo opcional. La fecha en la que el colaborador ingresó a la empresa, se usa para calcular la antigüedad.

  • optional_nombre de opcional: en este campo se cargan los opcionales, que servirán para filtrar a los colaboradores o para agregar información adicional a sus perfiles. Los opcionales solo se pueden editar o borrar por base de datos, así que deben cargarse tal cual como se quiere que se muestren en la plataforma. Un opcional puede tener muchas categorías.

3. Carga de resultados

Para que los colaboradores se visualicen en la matriz de Talento y puedan ser calibrados, deben cargarse los resultados del eje X y eje Y. Para ello debe crearse primero un periodo de revisión en Configuración > Periodos de Revisión. Al hacer click en "crear periodo de revisión" o en un periodo existente, se despliega un modal desde donde se podrá cargar el archivo "3. Carga de Resultados Talento".

El archivo tiene los siguientes campos:

  • identifier: el identificador del colaborador.

  • score_x: el resultado del eje x del colaborador.

  • score_y: el resultado del eje y del colaborador.

Una vez que se hayan cargado los resultados se debe configurar el nombre de los ejes y los límites de cada cuadrante. El valor máximo de cada nivel debe coincidir con el valor mínimo del siguiente nivel.

4. Preguntas de sucesión (opcional)

Si el proceso requiere de preguntas de sucesión se pueden cargar usando el archivo "4. Carga Preguntas de Sucesión" desde Configuración > Encuesta de Sucesión. El template tiene 7 campos, de los cuales 3 son opcionales: descripción, unit y lvls. A continuación se explican los campos más relevantes:

  • name: la pregunta de la encuesta, tal y cómo se mostrará al usuario.

  • group_code: es el identificador de la pregunta. Cada item debe tener un identificador distinto. Si se desea cambiar la pregunta se puede subir el mismo group_code con la nueva modificación.

  • evaluation_type: la encuesta soporta 8 tipos de evaluación: dropdown, textos abiertos, inputs numéricos, likerts, selección múltiple, selección simple, dropdown con colaboradores y de cargos. Los más importantes son form_collaborator y form_position porque son los más usados en los cuestionarios de sucesión.

  • item_type: siempre debe ser form.

5. Carga de permisos de usuario (opcional)

Los permisos de usuario en Talento se pueden configurar entrando como Admin al proceso, yendo a Accesos y Permisos y usando la opción de "Crear usuario". Sin embargo, también se pueden cargar de manera masiva desde esta misma sección, haciendo clic en "Agregar desde Excel".

El Excel de carga de permisos tiene 11 campos:

  • identifier: se ingresa el identificador del colaborador al cual se le asignará permisos.

  • administrador: se marca con una x si el colaborador es administrador. En estos casos no hay ningún otro campo que marcar.

  • area: en el caso de los managers se debe seleccionar el área a la cual tendrá acceso, si el usuario es admin este campo se deja vacío.

  • area_predeterminada: en el caso de los managers se marca con una x el área por defecto que visualizarán. ****

  • incluir_areas_hijas: se marca con una x si el manager puede acceder a las áreas hijas del área seleccionada.

  • puede_calibrar: se marca con una x si el manager puede cambiar de posición a los colaboradores del área.

  • puede_crear_planes_de_accion: se marca con una x si el manager puede crear planes de acción para los colaboradores del área.

  • puede_administrar: se marca con una x si el manager puede modificar los datos del colaborador.

  • puede_ver_planes_de_accion: se marca con una x si el manager puede ver los planes de acción de los colaboradores del área.

Notas

  1. los campos de monitoreo y resultados por ahora no tienen ninguna utilidad para Talento, sin embargo, se deben mantener en el archivo ya que de lo contrario generará errores al cargarse.

  2. Para darle acceso a un manager a varias áreas, se debe repetir el identifier e ir agregando cada área en una nueva fila.