Monitorea las solicitudes de la empresa

Modificado el Tue, 05 Sep 2023 a las 05:51 PM

Como Administrador o Manager podrás monitorear todas las solicitudes realizadas en la organización relacionadas con los módulos a los que tengas acceso, pudiendo conocer el estado, detalle y etapa de aprobación en las que se encuentran. Además de descargar un reporte en excel con el detalle de todas las solicitudes de la empresa.

Para esto debes dirigirte a Administración > Todas las solicitudes.

Las solicitudes se organizan por áreas de la organización. Cada una se aloja en el área actual del usuario que ha realizado la solicitud, esto implica que si se elimina un área del Máster la solicitud migrará a la nueva área del usuario, no perdiendo la información de los paneles de Solicitudes.

Desde el monitoreo podrás ver:

Nombre e identificador de la solicitud
La categoría a la que corresponde
El usuario que realizó la solicitud
La fecha de creación
El avance, es decir, la cantidad de etapas que han avanzado del total del flujo
La cantidad de acciones gatilladas y el total de acciones asignadas a ese flujo
El estado actual de la solicitud
La fecha de activación de la última etapa disponible
El acceso a revisar el detalle de la solicitud.

De acuerdo a la información que te sea más relevante podrás mantener todas estas columnas activas o podrás ocultar las que no utilices:

Al hacer clic en Revisar podrás ver el detalle de la solicitud, incluyendo formularios, etapas y comentarios de resolución.

Las solicitudes se organizan por área organizacional, donde el área asociada a cada solicitud corresponde al área que posee el solicitante en el máster de personas al momento de realizar el requerimiento.

Estados de una solicitud

Para facilitar el seguimiento de una solicitud es que esta irá tomando diferentes estados en la medida que va avanzando dentro de su flujo.

De esta forma puede tomar 5 estados:

Estado	Detalle
En progreso	Estado de toda solicitud mientras no se haya rechazado o completado el 100% de sus etapas.
Rechazado	Estado de la solicitud cuando se ha rechazado alguna etapa del flujo crítico*
Aprobado parcial	Estado de la solicitud cuando el flujo crítico fue aprobado, pero el flujo no crítico* fue rechazado. Este estado incluye la creación del proceso de selección.
Aprobado	Estado de la solicitud cuando el 100% de sus etapas han sido aprobadas. Este estado incluye la creación del proceso de selección.
Anulado	Estado de una solicitud cuando es Anulada por el solicitante. En este estado el flujo pendiente

Respecto a las solicitudes En progreso, en la vista de etapas se podrá diferenciar entre aquellas etapas que se encuentren Activas y aquellas que estén Pendientes:

Adicionalmente, podrás visualizar rápidamente si las etapas que gatillan acciones fuera del módulo ya fueron aprobadas al revisar la columna Acciones:

*Diferencia entre flujo crítico y no crítico:

Flujo crítico: Secuencia de etapas que tiene como consecuencia la etapa que gatilla del proceso de Selección
Flujo no crítico: Secuencia de etapas que no culminan en la etapa que gatilla el proceso de Selección.

Ejemplo

Detalle de acciones que generan cambio de estado y acción:

Escenario	Estado Global	Acción ATS	Acción Vacaciones	Acción General
Solicitud enviada	Pendiente	0/1	1/2	0/1
Flujo Crítico pendiente + Flujo No Crítico pendiente	Pendiente	0/1	1/2	0/1
Flujo Crítico aprobado + Flujo No Crítico pendiente	Pendiente	1/1	2/2	1/1
Flujo Crítico rechazado + Flujo No Crítico pendiente	Rechazado	0/1	2/2	0/1
Flujo Crítico pendiente + Flujo No Crítico aprobado	Pendiente	0/1	1/2	0/1
Flujo Crítico pendiente + Flujo No Crítico rechazado	Pendiente	0/1	1/2	0/1
Flujo Crítico aprobado + Flujo No Crítico rechazado	Aprobado Parcial	1/1	2/2	1/1
Flujo Crítico rechazado + Flujo No Crítico aprobado	Rechazado	0/1	2/2	0/1
Flujo Crítico aprobado + Flujo No Crítico aprobado	Aprobado	1/1	2/2	1/1