Tipos de aprobadores

El módulo de Solicitudes permite definir distintos tipos de aprobadores según lo que se requiera en cada tipo de solicitud creada.

Las opciones disponibles son:

• Usuarios específicos
• Nivel de jefatura
• Solicitante
• Segmentos
• Manager de Segmento
• Aprobador de etapa anterior
• Aprobación automática
• Autor de la solicitud
• Jerarquía de posiciones (para formularios de Requisición y Alta)

Usuarios específicos

Permite asignar a usuarios específicos del máster de personas como aprobadores de etapas. 

Podrás seleccionar a una o varias personas por etapa. En el caso de seleccionar múltiples usuarios bastará con que uno de ellos apruebe o rechace la etapa para darla por concluida.

Esta funcionalidad es útil para asignar a una persona fija transversal a cualquier solicitante, como por ejemplo el Gerente de Recursos Humanos.

Nivel de jefatura

Permite designar al jefe directo del solicitante (o de nivel 2, 3 y 4) como aprobador de la etapa. esta relación es administrada por el máster de personas en el campo manager_id, por lo que no requiere mayor configuración en el módulo de Solicitudes.

En el caso que uno de estos jefes no exista, entonces la etapa se aprobará de forma automática por sistema. Es decir, si se selecciona el jefe de nivel 3 (jefe del jefe del jefe del solicitante) y el solicitante está en la primera linea de la jerarquía de la empresa, es decir, no tiene jefe directo, esta etapa de la solicitud se aprobará automáticamente para poder continuar el flujo. 

Colaborador asignado

Este tipo de aprobador permite que sea el el usuario a quien afecta el flujo quien apruebe una etapa del del mismo. 

Este usuario suele ser exactamente el mismo que quien solicita salvo los siguientes casos: Solicitudes masivas, Solicitudes de Baja de personal, Solicitudes de cambios. En estos casos el colaborador asignado es el colaborador definido dentro del formulario. 

Segmentos

Permite asignar uno o varios grupos de colaboradores como aprobadores de una etapa del flujo. 

Los segmentos son creados a través del máster de personas y son seleccionables desde el módulo de Solicitudes. 

Bastará con que uno de colaboradores que asignados a los segmentos añadidos apruebe o rechace la etapa para finalizarla.

Manager de segmentos

Permite asignar uno o varios manager de segmento como aprobadores de una etapa del flujo. 

Los manager de segmentos son definidos a través del máster de personas y son seleccionables desde el módulo de Solicitudes. 

La solicitud será dirigida únicamente a el o los managers de segmentos asociados al usuario solicitante.

Ejemplo de caso de uso

Empresa A requiere que sus flujos de solicitud sean aprobados por el gerente de cada área. Estos gerentes no son jefe directo de todas las personas que pueden realizar solicitudes, por lo que no es posible asignarlo por medio de nivel de Jefatura, además es una persona diferente por cada gerencia, por lo que la opción de Segmentos tampoco serviría. 

Por otra parte, la opción de crear tantos tipos de solicitud como gerencias existan soluciona el problema, pero es poco eficiente. 

Este caso se resuelve con la opción Manager de segmentos, la que permitirá que la solicitud sea aprobada por el manager específico de cada gerencia. Esto significa que si el colaborador 1 de la Gerencia A realiza una solicitud, esta será dirigida a su gerente específico, y si el colaborador 2 de la Gerencia de B realiza una solicitud del mismo tipo de solicitud, esta será dirigida únicamente al gerente que le corresponde. 

¿Qué pasa si no existe manager de segmento para un solicitante?

Si en un tipo de solicitud no existe relación entre un solicitante y un manager de segmento, por ejemplo y siguiendo con el esquema anterior, si un solicitante no pertenece a ningún segmento definido esta etapa se aprobará automáticamente por sistema.

Aprobación automática

Permite que una etapa del proceso de revisión se apruebe automáticamente. Esta funcionalidad es particularmente útil para las solicitudes de Beneficios que no requieren que alguien dentro de la empresa lo apruebe, pero sí que se genere el registro de la solicitud. 

Aprobador de etapa anterior

Permite que una etapa del proceso sea asignada de forma automática al mismo usuario que aprobó en una etapa previa. 

El principal caso de uso para este tipo de aprobador en cuando una etapa inicial es asignada a un segmento de usuarios, donde cualquiera de ellos puede resolver esta etapa. Es usual que en etapas futuras se requiera que la misma persona que realizó esa aprobación siga gestionándolas y no el segmento completo. 

Para casos como este se debe utilizar la configuración Aprobador de etapa anterior y escribir en número de la etapa en la que aprobó anteriormente. 

Consideración: Si la etapa indicada es una etapa futura a la de la etapa que se está configurando, entonces la etapa quedará aprobada de forma automática. 

Solicitante (o Autor de la solicitud)

En la gran mayoría de casos el Colaborador asignado y el Solicitante corresponden al mismo colaborador, sin embargo en los casos de generación de solicitudes de forma masiva, baja de personal o cambios se hace la distinción, siendo:

• Solicitante: Usuario que genera el requerimiento.
• Colaborador asignado: Usuario al que aplica la solicitud. 

Esto permite que el Solicitante pueda participar de etapas futuras del flujo de aprobación. 

Jerarquía de posiciones por formulario

La funcionalidad de jerarquía por posiciones, disponible para las categorías de Requisición y Alta, permite asignar como aprobador a los colaboradores cuya posición tenga una relación jerárquica directa o de segundo nivel con la posición seleccionada en el formulario de la solicitud. 

Por ejemplo, si estamos solicitando el alta de un nuevo colaborador y asignamos como aprobador con lógica de jerarquía de posiciones al "Jefe de la posición", entonces el usuario que ocupe la posición del padre de la posición del usuario al que se está dando el alta, será el aprobador de esta etapa. 

Si utilizamos la opción "Jefe 2grado de la posición", entonces el aprobador asignado será el usuario que ocupe la posición padre de la posición padre de la posición asociada al alta.