Carga, creación, eliminación y actualización de opcionales

Definición de un opcional

Un opcional es un campo de información adicional que permite agregar más información sobre los participantes de un proceso. Los opcionales permiten también filtrar las vistas de Monitoreo, tabla de participantes y tabla de resultados utilizando ciertas características de los participantes que la empresa define. Por ejemplo, se podrían crear opcionales como rango de años de antigüedad, nacionalidad, lugar de trabajo, etc. y utilizarlos a la hora de agrupar colaboradores por estas características compartidas.

Estos opcionales y sus valores son visibles por los administradores y managers (con y sin permisos de administración) del proceso.

Gestión de opcionales

Solo los administradores del proceso podrán crear, modificar y eliminar opcionales. Para poder ingresar a la configuración de los opcionales, sigue estos pasos:

1. Ingresa a Configuración del proceso

2. Haz clic en Configuración General

2. Haz clic en Configuración de Opcionales en el menú izquierdo

Crear un nuevo opcional

La creación de opcionales se pueden hacer por dos medios:

Por plataforma

Para crear un opcional por plataforma, haz clic en el botón Crear opcional. 

En la pestaña que se abre, deberás definir el nombre del opcional y su tipo. Existen tres tipos de opcionales:

• Lista: este opcional se verá como una lista desplegable de valores 
• Numérico: este opcional contiene data con formato numérico
• Fecha: este opcional contiene data en formato fecha. Se usa generalmente para las fechas de nacimiento, fecha de ingreso a la compañía o al cargo, etc.

Si quieres saber más sobre los distintos tipos de opcionales que existen, revisa este artículo.

En el caso de que el tipo de opcional sea lista, la plataforma te pedirá ingresar las distintas opciones. Si las opciones que debes ingresar son muchas y muy variadas, te recomendamos crear el opcional a través la opción de excel, explicada en el punto siguiente de este artículo.

Por excel

Para crear un opcional por excel, debes utilizar el archivo de carga de participantes. Una vez descargada la planilla de excel, se pueden agregar opcionales directamente en la planilla agregando nuevas columnas. Para esto, el encabezado de cada columna nueva debe tener el siguiente formato:

optional_nombre#tipo

• optional_: todas las columnas opcionales comienzan con este enunciado
• nombre: el nombre del opcional; puede tener espacios y mayúsculas
• #tipo: debe contener el código del tipo de opcional 

Los códigos para cada tipo de opcional son:

• Lista: #list 
• Número: #num  
• Fecha: #date

Por ejemplo, para poder cargar un opcional que enliste las ciudades de las que provienen mis colaboradores, deberé utilizar la cabecera optional_Ciudad#list

Es importante que la información cargada a cada opcional esté en el formato correcto. En el caso de opcionales de tipo número, solo se aceptarán valores numéricos, mientras que en el caso de los opcionales de tipo fecha, solo se asignarán fechas con el formato DD/MM/AAAA o DD-MM-AAAA.

Si deseas agregar más opcionales, simplemente agrega otras columnas con la misma estructura.

Una vez tengas listo el archivo, dirígete a Cargas Masivas y súbelo a Cargar Participantes. Te recomendamos realizar esta carga solo con las columnas identifier de los colaboradores y las columnas de opcionales respectivas.

Modificar un opcional existente

En la misma configuración de opcionales, podrás ver el listado de opcionales existentes. Haz clic en Opciones (tres puntos) al lado del opcional que quieras editar y luego en Editar.

En esta sección, podrás:

• Editar el nombre del opcional
• En el caso de que sea de tipo Lista, podrás editar, eliminar y agregar nuevas opciones también. Ten cuidado si es que tu proceso ya tiene información cargada en este opcional y recuerda que cualquier modificación que realices se aplicará inmediatamente. Si eliminas una de las opciones, también se le quitará a los colaboradores que la tengan.

Eliminar un opcional existente

En la misma configuración de opcionales, podrás ver el listado de opcionales existentes. Haz clic en Opciones (tres puntos) al lado del opcional que quieras eliminar y luego en Eliminar. Confirma la eliminación del opcional en cuestión haciendo clic en Eliminar.

Al eliminar un opcional eliminarás también todos los valores de este y, por lo tanto, cualquier valor asociado a los colaboradores de forma irreversible.

Eliminar opcionales sin uso de forma masiva

Es posible eliminar de forma masiva en el proceso los opcionales que están sin uso,es decir, que ningún colaborador del proceso de desempeño o talento esté usando

Para realizar esta accións debes ir a :

Configuración/Herramientas y gestión/Configuración de Opcionales/Acciones/Borrar opcionales sin uso:

Aquí se desplegará un modal que indica lo que se va a realizar:

Al aceptar se eliminarán todos aquellos opcionales que no estén siendo usados para los colaboradores y, además, se eliminarán todas aquellas opciones que no estén siendo utilizadas por un opcional de tipo "lista".

Esta funcionalidad es útil para aquellos procesos que tengan un periodo extenso de uso y que deban ser actualizados en sus opcionales constantemente, lo que provoca que algunos opcionales dejen de ser usados.

Actualizar el valor de un opcional para un colaborador

Por plataforma

1. Desde Configuración, ingresa a Participantes

2. Busca al colaborador al que deseas actualizarle el opcional y haz clic en Acciones (tres puntos) ubicado al lado derecho del colaborador

3. Haz clic en Editar usuario

4. Baja a Datos del proceso 

5. Busca el opcional en cuestión y haz clic para desplegar el listado y seleccionar la opción que quieras asignarle al colaborador

6. Haz clic en Guardar cambios

Por excel

Para actualizar los valores de un opcional por excel, debes utilizar el archivo de carga de participantes. 

Descarga primero el excel de participantes, modifica los valores que necesites y vuelve a cargar a los usuarios que deben cambiar de valor de opcional. Te recomendamos cargar solamente la columna identifier y la columna del opcional que necesites editar.