Paso a paso para cargar proceso de desempeño

TABLA DE CONTENIDOS:

• Antes de que empieces
• Paso 1 : Crea el proceso de desempeño desde cero
• Paso 2 : Crea los tipos de evaluación o categorías de evaluación
• Paso 3 : Agrega a los evaluados al proceso
• Paso 4 : Crea los tipos de preguntas (Ev. types)
• Paso 5 : Crea los dominios,competencias y conductas
• Paso 6 : Crea las familias de competencias (fcompetences)
• Paso 7 : Asigna las conductas y ponderaciones a las evaluaciones
• Paso 8 : Configura el cálculo de resultados
  • 8.1 Cálculo del dominio
  • 8.2 Cálculo de objetivos y metas
  • 8.3 Cálculo general de dominios
• Paso 9 : Configura el reporte individual
• Paso 10 : Configura la etapa de evaluación
• Paso 11 : Configura la etapa de feedback
• Paso 12 : Configura la página de instrucciones
• Paso 13 : Configura el diseño de las secciones de evaluación
• Paso 14 : Configura las etapas secundarias del proceso y complementos
• Paso final : Habilita el proceso en estado de “Evaluación” en la sección de Revisión

Antes de que empieces

1. Verifica que la información del master de personas esté actualizada: Rankmi permite asignar automáticamente los tipos de evaluación (descendentes, ascendentes, pares) según la estructura del organigrama actual. Por lo tanto, es crucial que el organigrama y las relaciones jerárquicas estén establecidas previamente.
2. Asegúrate de que todos los usuarios que deseas que participen en el proceso estén activos.
3. Asegúrate de que todos los usuarios tengan asignado un Supervisor en el master de personas.
4. Asegúrate de que los cargos estén actualizados y que todos los usuarios tengan asignado un cargo.
5. Asegúrate de que la estructura organizacional de áreas esté actualizada.

Paso 1 : Crea el proceso de desempeño desde cero

Desde el menú principal, sección Aplicaciones, ingresa a la aplicación de Desempeño, menú administración y presiona “Crear nuevo proceso”

         Imágen 1: Interfaz de administración de procesos de desempeño

Selecciona la opción “Comenzar desde cero”:

      Imágen 2: Selección de creación de proceso desde cero o desde uno existente.

Ingresa el nombre del proceso , las etapas que tendrá y los idiomas disponibles. Si necesitas agregar una etapa adicional durante el proceso podrás hacerlo en el siguiente paso.

            Imágen 3: Selección de etapas secundarias del proceso e idiomas.

Define los datos básicos del proceso: Nombre del proceso, descripción, fecha de inicio y fecha de termino.

                         Imágen 4: Pestaña “Datos del proceso”

Sólo si lo necesitas, puedes ir a la pestaña “Configuración general” para activar otras etapas y además configurar como se van a comportar los principales buscadores de personas de desempeño.

 Imágen 5: Seleccionar etapas del proceso, idiomas y comportamiento de los buscadores.

Paso 2 : Crea los tipos de evaluación o categorías de evaluación

Selecciona los tipos de evaluación (o categorías de evaluación) que se utilizarán en el proceso. Por defecto , vendrán las categorías : Autoevaluación, Descendente, Ascendente y Pares. Éstas categorías por defecto puedes cambiarles el nombre y descripción , pero no puedes eliminarlas. Si necesitas crear otros tipos de categorías puedes realizarlo a través del botón “+Agregar nueva categoría”

                 Imágen 6: Tipos de evaluación por defecto en el proceso.

Existe una opción en cada categoría que permite crear automáticamente las relaciones de evaluación en base al organigrama de la empresa o supervisor del colaborador:

    Imágen 7: Opciones para crear automáticamente las relaciones de evaluación.

Cuando estén seleccionadas, facilitarán la inclusión automática de las evaluaciones de los evaluados recién agregados, siguiendo la relación que mantienen en el organigrama.

Debajo de los tipos de evaluación es posible asignar de manera masiva las ponderaciones a las categorías de evaluación a través de “Ponderación estándar”. Si necesitas seleccionar por familia de ponderaciones lo podrás realizar con la opción “Por familia de ponderaciones”.

La última opción es “Asignar ponderaciones al cargar los evaluados” la cual permite asignar las ponderaciones de forma masiva a todos los colaboradores con una carga excel, de esta forma, lo harás de forma personalizable.

           Imágen 8: Selección de ponderación por categoría de evaluación.

Paso 3 : Agrega a los evaluados al proceso

Agrega los evaluados al proceso a través de la sección “Evaluados y evaluadores” puedes agregar a los evaluados a través del botón “Agregar usuarios”

                       Imágen 9: Sección de carga de evaluados

Al hacer click, se desplegará el modal de agregar usuarios , en donde podrás filtrar a los usuarios aplicando filtros avanzados:

                     Imágen 10: Buscador transversal de personas.

También puedes agregarlos masivamente  a través del botón “acciones/cargar evaluados y evaluadores”

Revisa el template de carga de evaluados aquí:

template_evaluables (1).xlsx

 ? Nota: De forma automática se deberán crear las relaciones de evaluación si agregas a los evaluados al proceso sin la necesidad de realizarlo manualmente después (revisa el punto 1.6)

Paso 4 : Crea los tipos de preguntas (Ev. types)

Al agregar las familias de competencias, deberás agregar los tipos de preguntas, que en el nuevo setup de desempeño, vienen dos por defecto, que es el tipo de likert y ancla conductual:

                             Imágen 11: Tipos de preguntas

Puedes crear más tipos de preguntas con el botón “+Tipo de preguntas” o puedes editar los tipos de pregunta que vienen por defecto con el botón “Editar” modificando el valor y su etiqueta.

                   Imágen 12: Tipo de pregunta “Ancla conductual”

Nota: No te preocupes si no creas los tipos de pregunta aquí. También puedes crearlas en el siguiente paso y asociarlas inmediatamente a la competencia a evaluar.

Paso 5 : Crea los dominios,competencias y conductas

Luego de haber definido los tipos de pregunta, debes ir a la sección de “Competencias” en donde deberás crear los dominios, competencias y conductas que tendrá el proceso. Por defecto, la plataforma ya tendrá el dominio llamado “Desempeño” por defecto:

                       Imágen 13: Sección competencias del proceso

Para agregar un nuevo dominio, deberás hacer click en el botón “Crear dominio” en donde deberás escribir su nombre y descripción:

                        Imágen 14: Modal de creación del dominio

Para crear una competencia ligada al dominio, deberás hacer click en “+” que está en la columna "Acciones" :

 Debes escribir su nombre, descripción,  como será evaluada (con los tipos de preguntas creados anteriormente) y hacer click en el icono verde de "check":

                         Imágen 15: Crear competencia.

Si necesitas crear un nuevo tipo de pregunta deberás hacer click en la opción "Crear tipo de evaluación"

Aqui se desplegará el modal o ventana que permitará crear un nuevo tipo de pregunta

Al hacer click en "Crear" se guardará automáticamente el tipo de pregunta y se asociará a la competencia :

Finalmente, puedes crear una conducta con el botón “+” de la columna acciones pero del lado derecho de la competencia que acabas de crear, en donde deberás ingresar el nombre de la conducta, su descripción y hacer click en el icono verde de "Check":

                            Imágen 16: Crear conducta.

Si necesitas crear masivamente competencias puedas agregarlas a través de carga masiva:

                    Imágen 17:  Carga masiva de competencias.

<aside> ? Nota: El archivo de carga masiva de competencias tiene el mismo formato que se usa actualmente.

</aside>

Si necesitas crear formularios con preguntas abiertas o sin resultados, debes ir a la pestaña “Formularios” y crear las preguntas de formulario que necesites a través del botón “+Agregar pregunta”:

                    Imágen 18: Creación de preguntas de formulario.

En el campo “Sección” debes escribir en cual formulario irá la pregunta que estás creando. Recuerda que una pregunta de formulario dentro de la evaluación de desempeño puede ir en formularios diferentes.

Paso 6 : Crea las familias de competencias (fcompetences)

Luego de haber agregado a los evaluados, debes crear las familias de competencias o fcompetences en la sección llamada “Familia de competencias” . Para ello debes hacer click en el botón “+ Crear Familia” Al hacer click en ese botón se desplegará la siguiente interfaz donde deberás agregar el nombre de la familia de competencias 

                            Imágen 19:Familia de competencias.

Luego que se guarde el nombre de la familia, deberás:

 1. Agregar las categorías que se evaluarán en la familia de competencias

2. Agregar las competencias a evaluar en la categoría

3. Agregar las preguntas de formulario que tendrá la evaluación (Si están activos los formularios en el proceso)

4. Agregar a las personas que pertenecerán a la familia de competencias.

              Imágen 20: Colaboradores dentro de la familia de competencias

Paso 7 : Asigna las conductas y ponderaciones a las evaluaciones

Después de crear las familias de competencias, es necesario revisar la asignación de competencias, conductas y ponderaciones  en la sección denominada "Asignación de competencias" dentro del proceso de evaluación de desempeño:

               Imágen 21: Asignación de competencias por evaluación.

De manera predeterminada, todas las familias de competencias tendrán sus competencias asignadas según el paso anterior y todas las ponderaciones de las mismas estarán distribuidas de forma equitativa. Puedes modificar aquí cuales preguntas serán evaluadas y/o modificar su ponderación si corresponde.

Paso 8 : Configura el cálculo de resultados

8.1 Cálculo del dominio

Visualiza y/o configura los cálculos de los resultados finales de cada dominio. De forma predeterminada, la plataforma usará el “Cálculo en base al promedio ponderado de competencias” o en fórmula es “competences*1”. No es necesario que ingreses una fórmula ya que con la nueva configuración, esto ya está por defecto:

                         Imágen 22: Cálculo de resultados.

Si necesitas asociar el resultado de las competencias del dominio con el resultado final de metas, selecciona la opción “Cálculo en base a resultados de competencias y metas” en donde sólo deberás ingresar el peso o ponderación de las competencias y el de las metas. Recuerda que la suma de las ponderaciones siempre debe ser del 100%, por ejemplo:

      Imágen 23: Cálculo en base a competencias y metas en el dominio por defecto.

Si necesitas que el cálculo del dominio sea en base a una matriz, selecciona la opción “Cálculo en base a una matriz” en donde deberás configurar los rangos de cada eje de la matriz, muy similar a como se configura actualmente en los procesos de desempeño:

               Imágen 24: Configuración de resultado en base a una matriz.

Si ninguna de las opciones anteriores de cálculo de resultado satisface la necesidad , entonces debes ingresar una fórmula de cálculo avanzada en la opción “Cálculo en base a una fórmula personalizada”:

                Imágen 25: Cálculo en base a una fórmula personalizada.

Luego, deberás ingresar la tabla de conversión para el dominio, para ello debes ir a al apartado llamado “2. ¿Cómo se va a reportar el resultado de las competencias?” e ir ingresando los rangos de la tabla de conversión de competencias del dominio:

               Imágen 26: Creación de tabla de conversión por dominio.

Luego, deberás ir al apartado "3. ¿Cómo se va a reportar el resultado del dominio "Desempeño?" para agregar la tabla de conversión del resultado general del dominio:

Si la tabla general y de competencias del dominio son iguales, podrás usar la opción llamada “Copiar tabla” desde el botón “Acciones”:

Si necesitas subir las tablas de conversión de forma masiva, deberás subir el archivo excel con el mismo formato actual desde el botón superior llamado “Acciones/Carga excel con tablas de conversión”

                 Imágen 27: Tabla de conversión por carga masiva.

8.2 Cálculo de objetivos y metas

Por defecto, la plataforma cálculará el resultado de objetivos y metas como el promedio ponderado de los objetivos o con la fórmula “x*1”. Pero si lo que necesitas es convertir un resultado de objetivos y metas de porcentaje a puntos o viceversa, podrás ingresar una fórmula personalizada con la opción “Cálculo en base a una fórmula personalizada”.

                     Imágen 28: Cálculo de objetivos y metas.

8.3 Cálculo general de dominios

Para ello debes activar la opción llamada “Calcular el promedio de dominios” que se encuentra en “General/Reportería/Visualización General”  y guardar cambios

                   Imágen 29: Encender cálculo general de dominios

Al encenderlo se deberá visualizar en el nuevo diseño de cálculo de resultados la siguiente sección:

           Imágen 30: Opciones para cálcular el resultado general de dominios

Por defecto la plataforma asignará las mismas ponderaciones a todos los dominios creados en la plataforma y con ello calculará el resultado final de dominios.

También puedes seleccionar el cálculo en base a una matriz y configurar sus ejes y rangos.

Por último, puedes configurar de forma avanzada la fórmula  que tendrá el cálculo con la última opción. Para ello debes seleccionar ésta opción y hacer click en “Configurar” donde deberás asignar el peso del resultado de cada dominio y la fórmula, por ejemplo:

                 Imágen 31: Formula  avanzada del resultado general de dominios

Por último, debes configurar la tabla de conversión para el cálculo general de dominios:

             Imágen 32: Tabla de conversión del resultado general de dominios

Paso 9 : Configura el reporte individual

Ingresa a General/Reportería/Reportes por tipo de usuario y encontrarás un reporte individual que ya viene configurado para el proceso:

                       Imágen 33:  Reporte individual por defecto

En este reporte vienen por defecto las siguientes secciones habilitadas:

• Datos personales: Evaluado y Evaluador
• Resumen/Resumen de competencias
• Fortalezas y oportunidades
• Gráfico araña
• Planes de acción
• Notas: Públicas y privadas. (Se muestran notas públicas)
• Comparativa de competencias
• Reporte PDF Completo
• Mostrar cronología en reporte resumido y completo
• Mostrar cumplimiento de metas en reporte PDF
• Mostrar nombre de empresa y logo.

Si necesitas crear diferentes reportes por rol , deberás ir a editar el reporte por defecto y deseleccionar el rol que necesitas individualizar el reporte, ejemplo:

                          Imágen 34: Crear reporte personalizado

Paso 10 : Configura la etapa de evaluación

En el nuevo setup de desempeño , la configuración de la etapa de evaluación se ha rediseñado y se han migrado configuraciones provenientes de la versión anterior de las categorías de evaluación.

La nueva configuración se ha dividido en 3 secciones diferentes, las cuales son:

• Página de evaluación: Conjunto configuraciones que afectan a la vista de la evaluación mientras el evaluador responde las preguntas , como por ejemplo: Ver formularios, ver metas, ver promedios preliminares, ver feedbacks del colaborador, visualizar comentarios, etc.
• Listado de evaluación: Conjunto de configuraciones que afectan al listado de evaluación o listado de evaluados que tiene el evaluador, como por ejemplo: ver los reportes del colaborador, ver estado de sus evaluaciones, visualizar resultados de ciertos dominios, etc.
• Configuración de autoevaluación: Conjunto de configuraciones que afectan a la autoevaluación del colaborador, por ejemplo, mostrar formularios, autoevaluación modo lectura, dominios que se evaluarán, etc.

Cada una cuenta con configuraciones generales y otra avanzadas. Las configuraciones generales siempre y por defecto, vendrán encendidas, ya que se consideran básicas dentro de un proceso de desempeño. Las configuraciones de nivel avanzado son para aquellos procesos que necesitan de ciertas funcionalidades o visualizaciones con detalle, deberian ser usadas para procesos con una mayor lógica. Ésta opciones vienen apagadas por defecto pero las puedes habilitar si es necesario.

                     Imágen 35: Configuración de la etapa de evaluación.

Paso 11 : Configura la etapa de feedback

En el nuevo setup de desempeño , la configuración de la etapa de feedback se ha rediseñado y se han migrado configuraciones provenientes de la versión anterior de las categorías de evaluación.

La nueva configuración se ha dividido en 2 secciones diferentes, las cuales son:

• Configuracion básica: Conjunto de configuraciones que permiten realizar el feedback con el evaluador y que se considerán básicas para entregar un buen feedback al colaborador.
• Configuración avanzada: Conjunto de configuraciones que abordan procesos o casos más complejos de feedback. Aquí se puede habilitar el feedback para que el evaluado también finalice o pueda realizar su apelación.

                       Imágen 36: Configuración de feedback de evaluado

Paso 12 : Configura la página de instrucciones

Configura la página de instrucciones del proceso desde General/Mensajes y correos de igual forma a lo que se realiza actualmente. En los próximas versiones del nuevo setup de desempeño, ésta sección será rediseñada para que sea aún más simple configurarla:

                Imágen 37: Configuración de la página de instrucciones.

Paso 13 : Configura el diseño de las secciones de evaluación

En General/Diseño de evaluación deberás configurar el título , descripción y orden de cada sección de la evaluación de los colaboradores de igual forma a como se realiza actualmente:

              Imágen 38: Diseño de secciones de la evaluación de desempeño.

Paso 14 : Configura las etapas secundarias del proceso y complementos

Si necesitas configurar las etapas secundarias del proceso de evaluación de desempeño como lo son: Verificación, Validación y Calibración. Debes ir a la sección “Etapas secundarias”  en donde podrás configurar cada una. Ten en cuenta que las configuraciones de estas etapas se han rediseñado y además se han migrado configuraciones provenientes de las categorías de evaluación.

Para saber cuales configuraciones antiguas son equivalentes a las nuevas, puedes revisar el siguiente archivo excel:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1747PFcj_HPtxSEk5qdfweH76Tl4HCy-ZTtnG7XpnYAE/edit?usp=sharing

En la misma sección, puedes configurar los complementos del proceso de desempeño como lo son:

• Planes de acción
• Encuesta de cierre
• Monitoreo
• Curriculum
• Tools AI (Genius)

                   Imágen 39: Etapas secundarias del proceso.

Paso final : Habilita el proceso en estado de “Evaluación” en la sección de Revisión

Para finalizar el setup de desempeño, debe dirigirte a la sección "Revisión" y revisar si todo está correcto, si todo está correcto, entonces debes cambiar el estado del proceso a "En evaluación":

                                                                 Imágen 40: Cambio de estado del proceso.