Categorías de Documentos

¿Qué son?

Son una clasificación que se utiliza para agrupar y gestionar diferentes tipos de documentos de acuerdo a sus características o propósito. Las categorías de documentos suelen agrupar documentos similares según su contenido, función, formato o tema.

Por ejemplo, las categorías pueden incluir:

• Acuerdos
• Convenios
• Contratos
• NDAs

Con este feature podrás:

• Facilitar la creación de documentos utilizando las categorías de documentos como un filtro para encontrar la plantilla que necesitas. Basta con asignar una categoría a las plantillas que desees.
• Facilitar la búsqueda de documentos en la Gestión de Documentos mediante un filtro de categorías
• Asignar una categoría a los documentos creados a partir de archivos en la Creación de documentos
• Permitir el seguimiento de procesos de firma en particular a partir de la reportería que indicará a qué categoría corresponde cada documento

Creación de categorías de documentos

Desde la configuración del administrador de Documentos has clic en la nueva pestaña 'Categoría de documento' y presiona 'Nueva categoría'. Con esto se desplegará un modal que te permitirá nombrar la categoría, por ejemplo 'Contratos Marzo'.

En la lista aparecerán todas las categorías que has creado previamente, indicando la cantidad de archivos asociados a cada una de ellas. Podrás editar su nombre y eliminar aquellas que no tienen archivos asociados.

Asignación de categorías de documentos a una plantilla

Al crear o editar una plantilla podrás elegir la categoría que quieres asignar a partir de todas las categorías de documentos previamente configuradas. Siguiendo el ejemplo anterior, vamos a elegir la categoría 'Contratos marzo' para poder generar una plantilla para todos los contratos de marzo. 

Este campo es completamente opcional y servirá para vincular todos los documentos que crearás usando esta plantilla a una categoría de documento.

Categorías en la creación de documentos

Tipo de documento: Desde plantilla

La categoría de documento permitirá filtrar las plantillas acorde a la categoría que necesitas y así, hacer más sencilla la creación de documentos. Por ejemplo, se enviarán a firmar los contratos de marzo a todos los colaboradores correspondientes usando la plantilla configurada con la categoría 'Contratos marzo'.

Tipo de documento: Archivo

También podrás asignar categorías a este tipo de documentos, lo que te permitirá dar seguimiento a todos los archivos creados de esta forma. 

Seguimiento de documentos usando las categorías

Podrás darle seguimiento a los procesos de firma usando las categorías desde la columna 'Categoría de documento', el filtro 'Categoría de documento' y el reporte de documentos. En el ejemplo se observa que todos los documentos asociados a 'Contratos de marzo' están pendiente de firma, por lo que se podría enviar un recordatorio para poder finalizar el proceso de contratación.

Además, podrás darle seguimiento a la categoría dando clic a 'Exportar reporte documentos'. Siguiendo el ejemplo, podré darle seguimiento al proceso de contratación masiva al filtrar por la columna 'Categoría de documento'.