Enrolamiento de usuarios

El enrolamiento es el proceso mediante el que los usuarios son invitados a utilizar el módulo de Documentos y confirman oficialmente que autorizan a participar del proceso de firma digital a través de este.

Para que un usuario pueda firmar sus documentos, debe estar enrolado obligatoriamente. Sin embargo, cualquier usuario podrá revisar sus documentos y descargarlos si es que no se encuentra enrolado. Si deseas saber más sobre la visualización de documentos sin enrolamiento, revisa este artículo.

No todos los usuarios de la empresa podrán visualizar la sección Enrolamiento ni enrolar usuarios. La visualización de la sección y la posibilidad de enrolar usuarios dependerán de los permisos con los que cuente cada usuario. Si deseas revisar cómo funcionan los roles y permisos de usuario, haz clic en este artículo.

Para ingresar a la sección de Enrolamiento del módulo, sigue estos pasos:

1. Dirígete al módulo Documentos desde el Home

2. Haz clic en la pestaña Enrolamiento

Enrolar usuarios

Antes de poder enrolar a un usuario, debes considerar lo siguiente:

• El usuario a enrolar debe contar con un correo electrónico personal. Esta información debe estar registrada en el máster de personas.  
• Tu empresa debe contar con una plantilla de enrolamiento ya creada. Si deseas conocer cómo crear una plantilla, revisa este artículo. 

Para enrolar a un usuario, sigue estos pasos:

1. En la pestaña de Enrolamiento, busca al usuario que deseas enrolar

2. Haz clic en Acciones (ícono de tres puntos) ubicado al lado derecho del usuario

3. Selecciona Enrolar

4. En Organización, elige la organización a la que pertenece la plantilla que deseas enviar

5. En Plantilla, escoge la plantilla de enrolamiento que deseas enviar

6. Haz clic en Confirmar

El usuario recibirá una notificación a su correo electrónico personal para aceptar firmar documentos de manera digital.

Si deseas enrolar a más de un usuario a la vez, debes hacer clic en el cuadrado ubicado al lado izquierdo de cada usuario y luego hacer clic en Acciones. Selecciona la opción Enrolar y todas las notificaciones se enviarán de inmediato a los usuarios enrolados.

Quitar enrolamiento a un usuario

También puedes revertir el proceso de enrolamiento de un usuario que ya se encuentra activo en el módulo de Documentos. Al hacerlo, debes considerar lo siguiente:

• El usuario dejará de tener acceso a firmar sus documentos, pero podrá seguir visualizándolos y descargándolos si es que tiene documentos pendientes de firmar
• Podrás volver a enrolarlo cuando lo creas necesario

Para poder revertir el enrolamiento de uno o más usuarios, sigue estos pasos:

1. En la pestaña Enrolamiento, busca a el o los usuarios a los que deseas quitarles el enrolamiento

2. Selecciónalos haciendo clic en el cuadrado ubicado al lado izquierdo de sus nombres

3. Haz clic en Acciones

4. Haz clic en Desenrolar masivamente

Reporte de estado de enrolamiento

Si lo deseas, puedes descargar un reporte con el estado de enrolamiento de todos tus usuarios. Para aprender cómo hacerlo, te invitamos a revisar este artículo.