La jerarquía es un elemento de vital importancia en los procesos de Clima. Esta permite definir la estructura que se utilizará como base para la distribución de los participantes del proceso, y por lo tanto, la estructura con la que se visualizarán los resultados de la organización.

Por esta razón, la carga de la jerarquía es el segundo paso a seguir a la hora de crear y configurar un proceso de Clima, luego de las configuraciones generales y antes de la carga de participantes.

Además de lo anterior, la jerarquía permite también configurar la comparación de resultados con encuestas anteriores de Clima. Si quieres saber más sobre comparación de resultados, revisa este artículo.

La jerarquía es una construcción organizacional en base a áreas. Los elementos de cada área son:

• Área: nombre asignado para el área. 
• Código de área: código con el que identificarás el área en el proceso. Este código no se puede repetir
• Área padre: se refiere al área de la que dependerá directamente el área creada. Si el campo se deja vacío, el área creada aparecerá en el primer nivel de la jerarquía.
• Supervisor del área: campo opcional. El supervisor de área es la persona que quedará a cargo de dicha sección.
• Descripción del área: campo opcional. La descripción del área que aparecerá en los procesos.
  
  

Administrar la jerarquía

Para poder administrar la jerarquía, sigue estos pasos:

1. Dirígete a la Configuración de tu encuesta

2. En el menú lateral, haz clic en Gestión de Jerarquía

3. Selecciona Jerarquía

Crear un área

A la hora de crear un área, el código de área es fundamental pues es como el proceso distinguirá cada una de las áreas. Si no se ingresa un código de área, este se creará automáticamente. 

No se permite crear dos áreas con el mismo código, pero sí con el mismo nombre. Si se utiliza un código ya existente, actualizará la información de esa área con el último registro.

Existen dos formas de crear un área nueva en una encuesta de Clima:

Mediante la plataforma

1. En el lado derecho de Jerarquía, encontrarás todos los campos para poder crear un área nueva

2. Completa los campos y haz clic en Guardar cambios 

3. Una vez creada el área, esta aparecerá en la posición correspondiente. Al seleccionarla podrás editar sus campos y volver a guardarlos.

Mediante una carga masiva

Para realizar una carga masiva, primero debes crear un archivo en Excel que contenga los campos de la plantilla de creación de jerarquías. Estos campos son los siguientes:

• area: campo obligatorio. Corresponde al nombre del área a cargar. 
• area_code: corresponde al código del área a cargar. Debe ser alfanumérico y no contener espacios. No puede repetirse.
• area_parent_code: corresponde al código del área padre que se le asignará al área a cargar.

Aspectos importantes del código de área:

• No se permite crear dos áreas con el mismo código, pero sí con el mismo nombre. 
• Si se utiliza un código ya existente, actualizará la información de esa área con el último registro ingresado. 
• Los códigos de área no se pueden cambiar una vez ingresados pues esto crearía un registro nuevo.
• Si se crea un área cuya área padre no ha sido creada previamente, esta área padre tendrá como nombre missingname-area. Este nombre es temporal y podrá cambiarse una vez se crea el área padre, la cual será identificada correctamente si el código ingresado es el mismo que el que se registró al crear el área hija.

Una vez que tengas tu archivo creado, sigue estos pasos para cargarlo:

1. En el lado derecho de Jerarquía, haz clic en Gestionar Áreas

2. Selecciona Carga de jerarquía

3. Haz clic en el botón Importar vía excel y selecciona tu archivo

4. La plataforma cargará tu archivo y te indicará si todo está correcto. 

Si hay algún problema con tu archivo, se puede deber a las siguientes razones:

• Formato de archivo no compatible (por ejemplo: PDF) 
• Plantilla con formato incorrecto (por ejemplo: cabeceras del archivo alteradas)

En caso de que la plantilla que hayas cargado tenga el formato correcto pero su contenido tenga errores, la plataforma te permitirá descargar un excel indicando cuáles son. Los siguientes pueden ser los motivos para un error:

• No se ingresó el código de área
• Formato de código inválido (debe ser sin espacios y alfanumérico)
• Nombre de área vacío

Editar un área

Si necesitas editar un área que ya existe, basta con que la selecciones y hagas las modificaciones correspondientes en el menú lateral. Podrás cambiar todos los campos que desees excepto el código de área. Una vez que termines, haz clic en Guardar cambios.

Borrar áreas

Para borrar áreas sigue estos pasos:

1. En Jerarquía, selecciona el o las áreas que deseas borrar

2. Haz clic en el ícono del basurero al lado del botón Borrar áreas vacías

3. Si el o las áreas tienen colaboradores, la plataforma te pedirá reasignarlos a otra área

• Selecciona la nueva área y luego haz clic en Reasignar personas y eliminar áreas

4. Si el o las áreas no tienen colaboradores, confirma la eliminación de las áreas haciendo clic en Continuar

5. Si se elimina un área que tiene subáreas asignadas, las subáreas quedarán sin área padre.

Reasignar área padre

Si quieres reasignar el área padre de un área ya creada, sigue estos pasos:

1. En Jerarquía, busca y selecciona el área al que quieres reasignarle su área padre

2. Haz clic en el botón Reasignar área padre

3. La plataforma abrirá un modal en el que podrás buscar y seleccionar la nueva área padre

4. Una vez seleccionada, haz clic en Reasignar y continuar

Borrar área padre

De la misma forma, puedes borrar el área padre de un área en particular, dejando al área sin un grupo asignado. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. En Jerarquía, busca y selecciona el área a la que quieres dejar sin área padre

2. Haz clic en el botón Borrar área padre

3. La plataforma abrirá un modal en el que deberás confirmar la eliminación

4. Haz clic en Borrar y continuar

Borrar áreas vacías

La funcionalidad para borrar áreas vacías eliminará todas las áreas finales que no tengan personas asignadas. Esto quiere decir que si un área tiene ramas asignadas solo se eliminará la última rama. Por ejemplo, si Gerencia 1 es padre de Subgerencia A y Subgerencia A tiene cero miembros, al borrar áreas vacías Subgerencia A se eliminará pero no Gerencia 1.

Para borrar las áreas vacías, sigue estos pasos:

1. En Jerarquía, haz clic en el botón Borrar áreas vacías

2. Confirma la eliminación y haz clic en Borrar y continuar

Si quieres continuar con la configuración de tu encuesta de Clima, te recomendamos el artículo Carga de participantes.