Cómo configurar gift cards o tarjetas de regalo

Los inventarios de gift cards de Rankmi te permiten gestionar de forma efectiva los beneficios de tu empresa asociados a tarjetas de regalo. Con esta funcionalidad podrás establecer un límite a la cantidad de gift cards por colaborador y definir una fecha de expiración del beneficio si fuese necesario.

Para comenzar a administrar tus gift cards necesitarás configurar un par de cosas primero. No te preocupes, podrás hacerlo tú mismo en unos minutos. Para empezar deberás:

• Tener el inventario de gift cards a utilizar a la mano

• Configurar un flujo de aprobación de Beneficios

• Crear un inventario de giftcards

• Crear el beneficio que descargará la gift card

Configurar un flujo de aprobación de Beneficios

Lo primero que deberás hacer es ir al módulo de Workflows o Solicitudes. Desde allí navegar hasta Administración > Tipos de Solicitudes y hacer clic en “Agregar nuevo tipo”.

Artículo relacionado: Cómo configurar una solicitud

Configuración general

 En esta sección deberás...

• Ingresar el subdominio en el que estará disponible la solicitud

• Seleccionar la categoría: “Beneficios”

• Completar el resto de los datos

Configuración de etapas

Primero deberás decidir si cuando el colaborador solicite la gift card tendrá que recibir la autorización de alguna persona o área (RRHH, por ejemplo) o si la tarjeta de regalo se descargará automáticamente.

Si la gift card se descargará automáticamente solo debes configurar 2 etapas. Una primera etapa para el solicitante y una segunda etapa de aprobación automática.

Si deseas añadir preguntas a la solicitud del colaborador recuerda que puedes configurar un formulario para cada etapa en la opción “modificar formulario”.

Si la solicitud de la gift card pasará por 1 o más aprobadores configura las etapas con los aprobadores correspondientes.

IMPORTANTE: Tanto para canjes automáticos como para canjes que requieran aprobación es necesario que la acción que se gatille en la primera etapa sea: “workflows.webHooks.initialize_benefits” y la acción que se gatille en la última etapa sea “Aprobación de Beneficios”.

Configuración de solicitantes

En esta última sección podrás configurar quiénes tienen permiso para realizar la solicitud. Te recomendamos dejar la opción “todos” ya que desde Beneficios podrás limitar el acceso a las giftcards.

Crear un inventario de Giftcards

Para configurar un inventario de gift cards deberás ir a la administración de Rankmi y hacer clic en Beneficios. Allí busca la opción “Inventario de Gift Cards” y selecciona “Configurar”.

Dentro de los inventarios selecciona “Nuevo inventario” y escribe un nombre para identificarlo. Por ejemplo: “Tarjetas de Navidad - Diciembre”.

Elige el tipo de inventario

Los tipos de inventarios son 3. Selecciona el que más se adapte a tu caso:

• URL: Para cuando las gift cards sean enlaces únicos que se le suministren a los colaboradores para canjear.

• Código: Para cuando las gift cards se canjeen mediante códigos que el usuario debe ingresar en otro medio o plataforma.

• Documento: Para cuando las gift cards sean documentos o imágenes que se le entreguen a los colaboradores para canjear.

En cualquiera de los 3 casos el colaborador recibirá un correo electrónico con la tarjeta de regalo correspondiente. Una vez creado el tipo de inventario, haz clic en su nombre para ingresar a él.

Dentro del inventario haz clic en “Cargar Gift cards”. Para cualquier tipo de inventario puedes definir una fecha de vencimiento, esto hará que no se le suministren gift cards de este lote a los usuarios  pasado el límite de tiempo. La fecha de vencimiento es opcional.

¿Cómo cargar Giftcards?

Si elegiste la opción de URL o Código, debes descargar la plantilla de carga. Este Excel tiene una sola columna en donde debes ingresar la URL o los códigos correspondientes a las gift cards.

Si elegiste la opción Documento, debes subir un archivo .zip. Es importante que comprimas solo los documentos que se descargarán. Si los documentos se encuentran dentro de una carpeta y comprimes la carpeta, el sistema arrojará un error.

Una vez realizada la carga verás tus gift cards disponibles en la lista.

Crear el beneficio de la giftcard

Ahora desde la administración de Beneficios deberás ir a la pestaña “Beneficios” y hacer clic en “Nuevo Beneficio”.

Artículo relacionado: Cómo configurar un beneficio

Pasos a seguir

• Completa los datos del beneficio y activa la opción “Botón del Beneficio”. 

• Elige la opción “Conectado a un flujo” y desde allí selecciona el flujo o workflow creado para el canje de gift cards.

• Activa la opción “Gift cards” y selecciona el inventario o stock recientemente creado.

Una vez publicado el beneficio todas las personas que tengan acceso a él podrán comenzar a solicitar sus gift cards. Recuerda que los colaboradores recibirán un correo electrónico con la tarjeta de regalo solicitada.