Categoría: Cambios Organizacionales y de Ficha

Objetivo

Con el objetivo de automatizar y optimizar el proceso de cambios organizacionales y de datos personales de los colaboradores es que se han creado dos categorías de Solicitudes: Cambios Organizacionales y Cambios de Ficha. 

Ambas categorías permitirán modificar tanto datos personales como organizacionales de un colaborador en el Core, por medio de una solicitud realizada por cualquier integrante de la organización y pudiendo programar la aplicación de este cambio a una fecha futura:

• Cambios Organizacionales: Enfocado en empresas con y sin posiciones, permite realizar modificaciones sobre la información personal del colaborador y sobre atributos básicos de su relación laboral.
  
  
• Cambios de Ficha: Enfocado solo en empresas con posiciones, permite realizar cambios sobre la información personal del colaborador y sobre los atributos detallados de la posición asignada.  

Con esto mejora la eficiencia, reduciendo la carga manual y eliminando accesos innecesarios a información sensible.

Características transversales

• Los flujos son de tipo lineal para asegurar el viaje de la información entre todas las etapas del flujo de aprobación.

• Ambas categorías permiten programar los cambios a una fecha futura, y en caso de impactar a colaboradores que posean contrato en Payroll, se podrá decidir si generar un nuevo anexo de contrato. 

• Para ambos se podrá configurar si el solicitante podrá realizar cambios sobre sí mismo y todos los colaboradores que dependen de él, o sobre toda la organización. 

• Ambas categorías cuentan con campos estructurados y personalizados para enriquecer los formularios. 

• Para ambos existirá el campo estructurado Gestión de cambios, el que corresponde a un set de 3 preguntas referentes a la aplicación del cambio que se está realizando en el formulario. Estas preguntas son

  • Fecha del cambio: En caso de colocar una fecha pasada o el día en curso, el cambio se realizará automáticamente al momento de aprobar la solicitud. En caso de colocar una fecha futura, todos los cambios se programarán para dicha fecha (tanto cambios laborales como personales). 

  • Motivo de cambio: Se deberá indicar el motivo del cambio seleccionándolo de una lista desplegable.

  • Generar anexo de contrato: Solo se desplegará para cambios asociados a colaboradores con contrato y permitirá establecer si los cambios se deberán registrar en un nuevo anexo en Payroll. 

  • ¿Cómo se usa este campo? El set de campos Gestión de Cambios se podrá aplicar en cualquier etapa del flujo, siendo obligatorio en la etapa en la que se incluya (no es necesario que se encuentre en la etapa 1). Todos los cambios realizados a lo largo del formulario quedarán asociados a esta fecha, motivo y anexo. 

    • ¿Qué pasa si no coloco el campo? Los cambios se aplicarán de forma inmediata tras la aprobación. 

    • ¿Qué pasa si coloco el campo más de una vez en el formulario? Se respetará la última información ingresada. 

• En ambas categorías se hace la distinción entre Solicitante y Colaborador asignado, siendo el Solicitante el usuario que crea el requerimiento y Colaborador asignado el usuario que se selecciona en el formulario y sobre el cual se realizarán las modificaciones. Esta distinción es de gran relevancia, ya que las lógicas de aprobación de Nivel de jerarquía, Manager de segmentos y Colaborador asignado apuntarán a este usuario y no al solicitante. De la misma manera, si se emplea un flujo de firma con firma del Trabajador, este usuario también corresponderá al Colaborador Asignado. 

  • El colaborador asignado no verá el requerimiento a menos que se le haga explicitamente participe del flujo como aprobador, sin embargo, será el Solicitante quien verá este requerimiento desde sus Solicitudes emitidas. 

Categoría: Cambios Organizacionales

Dirigido a:

Empresas con y sin posiciones.

Alcance:

Realizar modificaciones de:

• Información personal de la ficha del colaborador, tales como nombre, número de documento, fecha de nacimiento, estado civil, etc. 
  
  
• Datos de posición:
  • Empresas con posiciones: 
    • Solo se podrá reasignar una nueva posición al colaborador (y no editar información de dicha posición). Al hacer esto, el colaborador heredará toda la información de la nueva posición, incluyendo el cargo, unidad y jefe directo. 
    • Solo se podrán seleccionar posiciones vacantes para el cambio. 
    • Una vez que la solicitud sea aprobada, la nueva posición seleccionada quedará reservada para el colaborador hasta la fecha de aplicación del cambio. 
    • En caso que más de una solicitud esté apuntando a una misma posición vacante se mostrará una alerta al solicitante para estar en conocimiento de la situación. La primera solicitud que se apruebe será la que se la adjudique. 
  • Empresas sin posiciones: 
    • Se permitirá la modificación de Cargo, Unidad y Jefe directo.
• Datos opcionales: Se permite la edición de campos opcionales del colaborador

Configuración

1. Crea un tipo de solicitud asignado a la categoría Cambios Organizacionales

2. Define si los solicitantes podrán realizar cambios solo para colaboradores de su jerarquía o para toda la organización

3. Configura las etapas del flujo de aprobación.

• Recuerda que estos flujos son lineales y que los cambios se gatillarán tras la última aprobación. 
• Define los campos de cada etapa de aprobación de acuerdo al propósito del flujo.

4. Establece quiénes podrán realizar este tipo de solicitud. 

Visualización

Estos flujos se podrán solicitar y aprobar únicamente desde el módulo de Solicitudes

Categoría: Cambios de Ficha

Dirigido a:

Empresas con posiciones.

Alcance:

Permite realizar cambios sobre:

• Información personal de la ficha del colaborador.
• Datos de su posición:
  • No permite modificar la asignación de la posición, es decir la posición del usuario se mantendrá con este flujo. 
  • En función de la posición que tenga el usuario, se permitirá realizar modificaciones en todos los atributos de la posición con excepción del país, capacity y fecha de activación.
  • Con esto se permitirá, por ejemplo, modificar la unidad, área padre, centro de costo, sucursal, modalidad de trabajo, entre otros, asociados a la posición que ocupa el colaborador. 
  • Las modificaciones se aplicarán a todos los colaboradores asignados a dicha posición. 
• Datos opcionales: Se permite la edición de campos opcionales del colaborador y de la posición

Configuración

1. Crea un tipo de solicitud asignado a la categoría Cambios de Ficha

2. Define si los solicitantes podrán realizar cambios solo para colaboradores de su jerarquía o para toda la organización

3. Configura las etapas del flujo de aprobación.

• Recuerda que estos flujos son lineales y que los cambios se gatillarán tras la última aprobación. 
• Define los campos de cada etapa de aprobación de acuerdo al propósito del flujo.

4. Establece quiénes podrán realizar este tipo de solicitud. 

Visualización

Estos flujos se podrán solicitar y aprobar unicamente desde el módulo de Solicitudes

¿Cuándo usar cada categoría?

Ejemplos de Casos de Uso

Cambio de Cargo, Área y Jefatura en una Empresa sin Posiciones:

• Escenario: Un colaborador es promovido a un nuevo cargo en un área diferente.
• Acción: El supervisor inicia una solicitud de cambio organizacional a través del sistema, especificando el nuevo cargo, área y jefe.
• Flujo:
  • El formulario permite editar campos de cargo, jefe y área.
  • Se programa la fecha futura para el cambio.
  • El sistema envía la solicitud al equipo de Personas para su aprobación.
  • Al aprobarse, el cambio se aplica automáticamente en la fecha programada y se actualizan las bases de datos correspondientes.
  • En caso de tratarse de un colaborador con contrato, se genera un nuevo anexo de contrato si así se ha indicado en el flujo.

Actualización de Datos Personales con Fecha de Aplicación Inmediata:

• Escenario: Un colaborador cambia su estado civil y teléfono personal
• Acción: El colaborador solicita un cambio de datos personales por medio de una solicitud de Cambios Organizacionales.
• Flujo:
  • Se despliegan campos editables para modificar datos personales como teléfono, email, y estado civil.
  • No se programa una fecha futura, ya que el cambio es inmediato tras la aprobación.
  • El supervisor recibe la solicitud, verifica los cambios y aprueba la actualización.
  • El sistema actualiza inmediatamente la información del colaborador en el Core.

Reasignación de Posición a Futuro en Empresa con Contratos:

• Escenario: Un empleado es transferido a un nuevo equipo y su nueva posición debe aplicarse dentro de un mes.
• Acción: El departamento de Recursos Humanos inicia la solicitud de cambio de posición y programa la fecha futura para la transferencia.
• Flujo:
  • Se utiliza la categoría de Cambio de Ficha, en la que se selecciona el colaborador y se modifica la posición en el sistema, eligiendo una posición vacante.
  • Se configura la fecha de aplicación del cambio en tres meses.
  • El sistema genera automáticamente una reserva de la posición que estará ocupada en la fecha programada.
  • Al llegar la fecha, el cambio se realiza y la posición es asignada al colaborador sin necesidad de intervención adicional.

Modificación de Supervisor Directo en Empresa con Posiciones:

• Escenario: Un empleado cambia de equipo pero mantiene su posición actual.
• Acción: El área de RRHH realiza una solicitud de cambio de Ficha para actualizar únicamente el supervisor directo.
• Flujo:
  • En el formulario se selecciona al colaborador, se visualiza su posición actual y se edita el campo de "Posición padre".
  • El cambio es programado para el próximo ciclo de evaluación anual.
  • La solicitud es enviada al área de gestión para su revisión y aprobación.
  • Una vez aprobado, el cambio se aplica en la fecha indicada y se actualizan los registros del sistema.