Flujo Objetivos y Metas

El flujo de fijación de objetivos y metas es donde se configura una serie de etapas que permitan al evaluador y/o evaluado crear sus objetivos y metas. 

Dentro del flujo puedes elegir si quieres que las metas creadas sean evaluadas o no.

¡IMPORTANTE! Una vez que creas objetivos y metas o precargas, no será posible hacer modificaciones al flujo, por lo que la creación de este debe ser bien pensado antes de darle riendas a la creatividad. 

Lo bueno, es que existen flujos pre-definidos en la plataforma que pueden ayudarte con algunas ideas o simplemente elegirlas, pero no son modificables. 

Mientras que, si quieres cambios puedes crear un flujo personalizado, el cual tiene los siguientes privilegios:

• Creación, visualización y eliminación de objetivos y metas para los roles de evaluado o evaluador en cada etapa, así como responder formularios.

• Estado: en el cual queda la etapa cuando es finalizada

• Envío de correos de notificación de finalización de cada etapa

• Flujo de validación de objetivos y metas si lo requieres, es decir, si quieres que el evaluador valide las metas creadas por el evaluado, esta funcionalidad será tu opción.

FLUJO PREDEFINIDO
Para visualizar los flujos predefinidos con los que cuenta la plataforma, sigue estos pasos:

1. En Objetivos y metas, selecciona Gestor de flujos

2. En esta vista, haz clic en el ícono de ojo del flujo predefinido que quieras revisar

3. La plataforma desplegará todas las etapas del flujo y todas las acciones a realizar por parte del evaluador y del evaluado

Para establecer un flujo predeterminado en el proceso, sigue estos pasos:

1. En el menú de Objetivos y metas, selecciona Configurar objetivos y metas

2. Selecciona la pestaña Fijación de objetivos y metas

3. En Configuración General de Objetivos y Metas, busca Flujo de objetivos y metas y selecciona el que más te acomode

4. Guarda los cambios haciendo clic en Guardar

5. El flujo ya quedará aplicado al proceso

FLUJO PERSONALIZADO

Para crear un flujo a tu estilo sólo debes seguir estos pasos:

1. Dentro del proceso, haz clic Objetivos y Metas en el menú lateral y selecciona Gestor de flujos

2. Haz clic en el botón +Crear. La plataforma mostrará una interfaz de configuración del flujo, donde debes poner el título que quieres para este flujo personalizado, y crear etapas según las opciones disponibles y lo que estimes conveniente.

3. Debes dejar una última etapa como ETAPA FINAL, por lo general se deja todo sin acciones y sólo lectura, así:

RECOMENDACIÓN: Trata de que el flujo personalizado sea amigable para tu cliente interno.

A continuación, se explican las opciones de configuración que te mostrarán las etapas:

Primero te muestra “Acciones a realizar en la etapa”. Aquí podrás elegir qué puede hacer el evaluador y evaluado en cada etapa que vayas a crear. Sus opciones son:

• Crear: permite al evaluador o evaluado crear objetivos y metas.

• Actualizar: permite al evaluador o evaluado modificar objetivos y metas ya creados

• Eliminar: permite al evaluador o evaluado eliminar objetivos y metas ya creados

• Sólo lectura: permite al evaluador o evaluado sólo visualizar los objetivos y metas ya creados

También se podrá elegir si el evaluador o evaluado podrán responder formularios, si no hay formularios se deja la opción “Nada”. 

Luego aparece la opción “Seleccionar como etapa final”. Si se habilita como etapa final, se termina el flujo sólo con los privilegios dados al evaluador y evaluado. 

Si no, se puede avanzar a las configuraciones de cómo terminar la etapa en cuestión:

Configuración de finalización de la etapa

• ¿Quién finaliza la etapa? Debes escoger cuál de los 2 roles finaliza la etapa para pasar a la siguiente o terminar el flujo

• ¿Cuál será la acción que finaliza la etapa? Debes escribir el nombre que tendrá el botón de finalizar
  
  
  
  

• ¿Cuál será el estado del flujo al finalizar la etapa? Debes elegir el nombre del estado y el color en el cual quedará el flujo luego de que el rol que finaliza la etapa la termine. Puedes escoger el color haciendo clic en el círculo con el color actual del estado.
  
  
  
  

• ¿Se debe enviar email al finalizar la etapa? Debes indicar si quieres enviar una notificación al evaluador, evaluado, a ambos o a ninguno (dejándolo en blanco) 

Lo último es elegir si quieres que se validen los objetivos y metas en el flujo.

• ¿Se deben validar los objetivos y metas? Debes escoger si la etapa requiere validación de objetivos y metas, es decir, si el rol que finaliza la etapa puede rechazar los objetivos y metas creadas o fijadas hasta el momento y cambiar el flujo. Si escoges que sí se deben validar los objetivos y metas, la plataforma desplegará opciones de configuración adicionales:

  • ¿Qué sucede si es rechazada? Debes escoger a qué etapa retrocederá el flujo o si seguirá adelante a pesar del rechazo.

  • ¿Cuál será el nombre del botón rechazar? Debes elegir el nombre del botón que se utilizará para rechazar los objetivos y metas. El botón de aceptar será el mismo que se escogió en la configuración anterior ¿Cuál será la acción que finaliza la etapa?  

  • ¿Cuál será el estado del flujo al rechazar? Debes elegir el nombre del estado y el color en el cual quedará el flujo si los objetivos y metas son rechazados. Puedes escoger el color haciendo clic en el círculo con el color actual del estado. 

Para agregar otra etapa al flujo, simplemente deberás hacer clic en el botón Añadir etapa más abajo. Recuerda que sí o sí debes marcar una de las etapas como la etapa final para que el flujo funcione correctamente.

Guardar un flujo personalizado

Para lograr usar el flujo, debes elegir la opción “Guardar y confirmar”. Así quedará disponible para ser aplicado.

Para aplicar el flujo personalizado se usan los mismos pasos que para aplicar el flujo predefinido

1. En el menú de Objetivos y metas, selecciona Configurar objetivos y metas

2. Selecciona la pestaña Fijación de objetivos y metas

3. En Configuración General de Objetivos y Metas, busca Flujo de objetivos y metas y selecciona el que más te acomode

4. Guarda los cambios haciendo clic en Guardar

5. El flujo ya quedará aplicado al proceso

REVISIÓN: Si quieres saber qué flujo quedó guardado en la configuración, sólo tienes que volver a “Gestor de Flujos” y el flujo que se esté usando en el proceso dirá “Aplicado al proceso” en su estado, así:  

Si quieres evaluar las metas dentro del mismo flujo, puedes escoger la opción “Habilitar evaluación de metas”, donde aparecen las mismas opciones que en la fijación con el adicional “Evaluar”.

Sin embargo, esta opción no permite la evaluación de metas + competencias. Para esa opción debes dejar deshabilitada la evaluación de metas desde el flujo e ir a la sección “Configurar objetivos y metas”, así:

¡Siempre recuerda guardar los cambios!

Ahora para que el flujo funcione, sólo debes configurar objetivos y metas y crear un tipo de objetivo y tipo de meta, o los que quieras.