Descargar masivamente los reportes de resultados en PDF

En este artículo encontrarás los pasos para poder descargar masivamente los reportes individuales en formato PDF.

¿Quién puede descargar masivamente los reportes PDF?

Los administradores de procesos o los managers con permiso de administración de un área pueden descargar masivamente los resultados individuales en formato PDF. 

Activar la descarga de reportería en formato PDF

Descargar los reportes de forma masiva es posible solo si la opción de descargar reportes en formato PDF debe estar activa dentro del proceso.

Para poder activarla, sigue estos pasos:

1. En Configuración, dirígete a Visualización Resultados

2. Haz clic en Reportería individual

3. Busca el reporte que quieres descargar y haz clic en Configurar

4. En el menú lateral, haz clic en Configuración de PDF

5. Habilita la descarga PDF completo y/o resumen según lo que necesites

6. Haz clic en Guardar

Podrás repetir estos pasos con todos los reportes que quieras o necesites descargar.

Iniciar la descarga de reportes en formato PDF

Para iniciar la descarga de los reportes en formato PDF, sigue estos pasos:

1. Ingresa al menú Configuración del proceso

2. Haz clic en Participantes

3. Selecciona a los participantes de los que quieras descargar sus reportes. Recuerda que puedes moverte por distintas áreas de la jerarquía. Para seleccionarlos, tienes dos opciones:

• Descarga el reporte de todos los participantes de una hoja: a un lado del encabezado de la columna Nombre, haz clic en el cuadrado. Esto seleccionará a todos los participantes de la hoja que estas visualizando en el momento.
• Descarga el reporte de todos los participantes de un área: a un lado del encabezado de la columna Nombre, haz clic en la flecha y luego en Seleccionar todo. Estarás seleccionando a todos los participantes del área que estás visualizando en el momento.
• No te recomendamos descargar más de 2000 reportes a la vez.

4. Haz clic en Acciones y luego en el nombre del reporte que quieras descargar. La plataforma comenzará a procesar la descarga de los reportes de inmediato. Puede tardar unos minutos dependiendo de la cantidad de reportería.

Descargar archivos ZIP con reportes PDF

Una vez que inicies la descarga de los reportes en PDF, la plataforma generará un archivo en formato ZIP que contendrá los reportes individuales de los colaboradores seleccionados. Cada archivo ZIP contendrá 1000 archivos PDF como máximo.

Para descargar estos archivos, sigue estos pasos:

1. Dentro del proceso, dirígete a Reportes

2. Ingresa a la pestaña Descargas de PDF

3. Busca el reporte que acabas de descargar y haz clic en el botón Descargar

4. La plataforma desplegará un modal con todas las carpetas ZIP que contienen los reportes. Puedes descargarlas haciendo clic en Descargar.

5. Los archivos se descargarán en tu computador y deberás descomprimirlos para poder verlos. Cada reporte tendrá como nombre el identifier único del colaborador.

Al momento de generar los archivos, puede que la descarga de algunos PDF no se genere de forma correcta. Podrás revisar estos casos en la columna Registros fallidos ubicada a un lado del reporte que descargaste. En este caso, te recomendamos hacer clic en el botón Descargar bajo la columna Registros fallidos y la plataforma generará un archivo excel que contendrá un listado de los identifiers de los colaboradores cuyos reportes no se generaron correctamente.

Te recomendamos reiniciar la descarga o buscarlos de forma individual en la pestaña Resultados para poder descargar sus reportes.