Carpetas en Documentos

Las carpetas nos permiten organizar y agrupar nuestros documentos según su tipo y finalidad. Cada vez que creemos un nuevo documento, deberemos asociarlo a una carpeta, la que corresponderá al lugar en donde se mostrará el documento en el listado de documentos de nuestros colaboradores. Además, podrás permitir que tus colaboradores también carguen sus propios archivos a algunas de estas carpetas.

Por defecto el módulo cuenta con 8 carpetas destacadas, las que no pueden eliminarse pero sí editarse. Estas son: 

• Enrolamiento
• General
• Contratos
• Certificados
• Personal
• Liquidaciones
• Vacaciones
• Cartas

Además de las carpetas ya señaladas, podrás crear, modificar y eliminar tus propias carpetas. También podrás ocultarlas si es necesario. Sólo si tienes roles y permisos de administrador de tu empresa podrás gestionar carpetas.

También para integrar Beneficios con Documentos, es necesario tener una carpeta llamada "Beneficios", la puedes crear cuando sea el momento. 

Administrar carpetas

Para poder administrar tus carpetas, sigue estos pasos:

1. Dirígete a la Administración (engranaje) desde el Home

2. En el menú lateral, busca Aplicaciones y haz clic en Documentos

3. Haz clic en la pestaña Carpetas

Crear una carpeta

Para poder crear una carpeta, sigue estos pasos:

1. En Carpetas, haz clic en el botón Nueva carpeta

2. Escribe el nombre de tu nueva carpeta

• Si la plataforma cuenta con otros idiomas, podrás escribir el nombre de la carpeta en estos idiomas haciendo clic en ellos

3. Haz clic en Añadir subcarpetas si es necesario

• Podrás añadir múltiples subcarpetas si así lo necesitas
• Si deseas eliminar una subcarpeta, haz clic en el ícono del signo menos (-) ubicado al lado derecho 

4. Haz clic en Confirmar

Editar una carpeta

Para poder editar una carpeta, sigue estos pasos:

1. En Carpetas, busca la carpeta que deseas editar

2. Haz clic en Acciones (tres puntos) al lado derecho de la carpeta

3. Selecciona Editar

4. Podrás editar el nombre de la carpeta y añadir/editar subcarpetas si es necesario

5. Realiza todos los cambios y haz clic en Confirmar

Permitir subir archivos a una carpeta

Para permitir que tus colaboradores suban archivos a una o más carpetas, simplemente haz clic en el cuadrado de la carpeta en la columna Permite subir archivos. Para evitar que suban archivos, desmarca la opción.

Ocultar/Mostrar una carpeta

Si es necesario, puedes escoger ocultar alguna de las carpetas o modificar su visibilidad para los distintos tipos de usuarios. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. En Carpetas, busca la carpeta que quieras ocultar/mostrar

2. En la columna Estado, haz clic en el desplegable (por defecto, tendrá la opción Visible para todos)

3. Selecciona una de las dos opciones de visibilidad disponibles:

• Visible: tanto los colaboradores como los administradores del módulo (de forma independiente de sus permisos) podrán ver sus archivos dentro la carpeta. 
• No visible: ni los colaboradores ni los administradores del módulo tendrán acceso a ver la carpeta

La plataforma actualizará la visibilidad de inmediato en todas las vistas de Documentos. Podrás cambiar de opción siempre que necesites.