El diseñador de formularios tiene posibilidades interesantes para que saques más provecho al flujo de solicitud.
1) General
Esta sección nos permite configurar el nombre, título, descripción y configuraciones de acceso a cada pregunta:
Nombre: Corresponde al código único asociado al ítem.
Titulo: Apartado en el cual se escribe la pregunta.
Descripción: Apartado que permite agregar información adicional para la comprensión de la pregunta. Es opcional.
¿Es visible?: Check box que valida si la pregunta es visible para todos los participantes que respondan la encuesta.
¿Es requerido?: Check box que valida si es obligatorio que la pregunta sea contestada para avanzar en la encuesta.
Solo lectura: Check box que valida si la pregunta solo es para lectura del participante y no se recoge información de respuestas.
Revisa el detalle en este video.
2) Lógica
Las configuraciones de lógica permiten establecer condiciones entre las preguntas del mismo formulario para que algunos ítems solo se desplieguen si cumplen ciertos requisitos.
Existen distintas reglas que se pueden aplicar:
Visible Si: Permite hacer visible una pregunta en función al resultado de otra pregunta, si no se cumple la condición entonces la pregunta se encuentra oculta para el usuario. Ejemplo: Quiero que la pregunta 2 solo sea visible si el participante respondió alternativa A en la pregunta 1.
Habilitar Si: Permite habilitar una pregunta en función al resultado de otra pregunta, si no se cumple la condición entonces la pregunta se encuentra deshabilitada. Ejemplo: Quiero que la pregunta 2 se bloquee la recepción de respuestas, menos cuando el participante responda alternativa A en la pregunta 1.
Requerido Si: Función que permite hacer una pregunta obligatoria si se cumple una condición en otra pregunta. Ejemplo: Si un participante responde en la pregunta 1 la alternativa A, será obligatorio que responda la pregunta 2.
Choices Visible If: Funcionalidad que permite crear una lógica de mostrar las alternativas de respuesta de una pregunta, en relación a otra pregunta. Ejemplo: Si un participante no responde en la pregunta 1 la alternativa A, no podrá visualizar las alternativas de respuesta de la pregunta 2.
Choices Enable If: Funcionalidad que permite crear una lógica de habilitar las alternativas de respuesta de una pregunta, en relación a otra pregunta. Ejemplo: Si un participante no responde en la pregunta 1 la alternativa A, no se habilitaran las alternativas de respuestas de la pregunta 2.
Para cada lógica se debe escoger una condición, las condiciones disponibles son las siguientes:
Está vacío / No está vacío
Es igual a / No es igual a
Contiene / No Contiene
Cualquiera de / Todo
Mayor que / Menos
Mayor o Igual / Menos o Iguales
Revisa la configuración de lógica simple en este video.
Revisa la configuración de lógica sobre más de una pregunta en este video.
3) Lógica avanzada (opciones condicionadas)
La lógica anterior nos ayudará en la gran mayoría de los casos, sin embargo podemos encontrarnos con situaciones que necesitemos condicionar alternativas de una pregunta en función de una respuesta anterior, es decir, si en la Pregunta 1 el usuario seleccionó A, entonces que en la pregunta 2 se muestren las alternativas x, y, z, pero si seleccionó la alternativa B de la Pregunta 1, entonces que en la pregunta 2 se muestren las opciones a, b, c.
Esto se puede hacer en 2 pasos ¡pero tiene su complejidad! Te lo explicamos a continuación utilizando el mismo ejemplo anterior:
Paso 1: Añadir todas las opciones posibles en el listado de opciones de la pregunta condicionada.
Paso 2: Configurar la lógica "Choices Visible If" con la siguiente estructura:
({Pregunta1} = 'A' and ['x','y','z'] contain {item}) or ({Pregunta1} = 'B' and ['a','b','c'] contain {item})
Para que la lógica funcione se debe respetar la estructura, por lo que se debe tener cuidado con el uso de corchetes, comillas y espacios.
Revisa la demostración del paso a paso en el siguiente video: ver demostración.
Revisa el ejemplo de excel aquí.
4) Diseño
Las configuraciones de Diseño permiten realizar cambios visuales en las preguntas, tales como posición, numeración y distribución
Revisa el detalle en este video.
4) Traspaso de una respuesta
Caso 1. Título de la solicitud - Válido solo en solicitudes de Categoría Selección
Para que una solicitud de Selección tome el nombre de una respuesta específica del formulario, el campo "Nombre" de esta pregunta debe ser "title". Los tipos de solicitud que no tengan ningun campo con este nombre quedarán por defecto sin título y en el listado de solicitudes se verán solo con su identificador "REQ0000X".
Revisa el detalle en este video.
Caso 2. Traspaso entre formularios del mismo tipo de solicitud
Puede que en ocasiones necesites que una etapa revise la información que incorporó alguna etapa anterior del mismo flujo y que pueda modificarla o mantenerla. Para estos casos te será muy útil utilizar el mismo Nombre del ítem, y de esta forma permitir que el formulario del aprobador esté pre-completado con las respuestas anteriores.
Revisa el detalle en este video.
Caso 3. Visualización de una líquidación como PDF - Válido para categoría Aprobación de Nómina
Para los flujos de Aprobación de nómina podrás configurar que se previsualice la líquidación del usuario en formato pdf con el objetivo de facilitar el acceso a la información y por consiguiente a la aprobación.
Para esto crea una pregunta de tipo archivo con el nombre "payroll_pdf"
