Confidencialidad de campos

La funcionalidad de confidencialidad de campos del módulo de Solicitudes te permitirá establecer campos confidenciales para ciertas etapas del flujo de aprobación o para ciertas personas de la organización. 

Esta funcionalidad te será útil cuando desees construir un flujo que incluya información sensible, como campos que contengan la estructura salarial, hagan alusión a un colaborador específico de la organización o contengan otra información que no deban ser visibles en ciertas etapas del flujo o para personas específicas.

Por ejemplo: un flujo de solicitud de contratación puede incorporar la etapa de compensaciones en la que se detalla la estructura de sueldo y bonos a los que tendrá acceso la persona a contratar. Puede que dentro del mismo flujo deba participar el equipo de Tecnología para definir las herramientas que necesitará la nueva contratación. Lo más probable es que no desees que el equipo de Tecnología conozca la estructura salarial de la persona que será contratada, por lo que tendrás la opción de utilizar esta funcionalidad para ocultar ciertos campos al equipo de Tecnología. 

¿Cómo configurar la confidencialidad de los campos?

1. Dirígete al módulo de Solicitudes desde el Home

2. Haz clic en la pestaña Administración

3. Selecciona Tipos de solicitudes

4. Busca el tipo de solicitud al que quieras configurarle la confidencialidad de sus campos y haz clic en el ícono de Acciones (tres puntos)

5. Haz clic en Confidencialidad de campos

La plataforma mostrará un listado con todos los campos asociados al flujo, es decir, todos los campos de información que se completan en todas las etapas. 

Por defecto, todos los campos son públicos para todas las etapas del flujo y para cualquier usuario que tenga acceso a ellas.

Desde esta interfaz, podrás establecer que ciertos campos no sean visibles para algunas etapas o personas haciendo clic en Editar en la columna correspondiente, ya sea Confidencialidad por etapas o Confidencialidad por usuarios. Si editas la confidencialidad del campo por etapas, deberás seleccionar la etapa en la que el campo no será visible para los aprobadores. En cambio, si editas las confidencialidad del campo por usuarios, podrás escoger qué usuarios no visualizarán estos campos durante todas las etapas.

¿Cómo luce el campo una vez configurado?

Cuando alguien acceda al detalle de la solicitud, el título del campo configurado seguirá siendo visible, sin embargo, la información ingresada será reemplazada con la etiqueta de Confidencial.

¿A quiénes no aplica esta configuración?

Los usuarios con los roles de administrador del módulo o de manager con permiso de aprobación podrán acceder siempre a los campos independientemente de la configuración de confidencialidad. Si quieres saber más sobre los distintos roles y permisos del módulo, revisa este artículo.

Por otra parte, si una etapa o persona en particular tiene un campo bloqueado, pero también lo debe completarlo con información para continuar el flujo normal, entonces el campo no será bloqueado. Por ejemplo: si definimos que la Etapa 3 no tendrá acceso al campo Nombre de la persona a reemplazar, pero la Etapa 3 tiene asignado dentro de su formulario a completar el mismo campo, entonces se podrá acceder a él sin ninguna restricción.