La asignación de participantes en Encuestas & Formularios te permitirá determinar quienes serán las personas de tu organización que podrán acceder a contestar una encuesta. 

La carga de participantes se puede hacer añadiendo por colaborador o a través de segmentos, en donde las personas que pertenezcan a un ambiente determinado automáticamente se cargarán a la encuesta.

Para realizar una carga de participantes, debes dirigirte a la sección Participantes de tu encuesta.

Añadir participantes por colaborador

La carga por colaborador nos permite seleccionar colaboradores específicos. Acá podemos seleccionar colaboradores que pertenecen a la empresa o participantes externos de la empresa.

Carga de participantes desde la plataforma

Para agregar participantes a tu proceso desde la plataforma, sigue estos pasos:

1. Ve a Participantes

2. Haz clic en Agregar participantes

3. La plataforma abrirá una ventana en la que podrás seleccionar a uno o más participantes y también buscarlos. Podrás utilizar el botón Filtrar para refinar la búsqueda con la información adicional existente en el máster de personas (subdominio, área, cargo, etc.) y aplicar filtros avanzados.

4. Haz clic en Agregar

5. Los colaboradores serán asignados de acuerdo a la coincidencia de su área del máster de personas con el área del proceso, es decir, si el área que el usuario posee en el máster existe en el proceso, entonces será asignado a dicha área.

6. Si el área no existe, entonces el colaborador será cargado al área Sin área.

Carga de participantes desde excel

También podrás añadir participantes a tu proceso de forma masiva vía excel. Esta opción te permitirá añadir tanto usuarios existentes en el máster de personas de tu empresa como nuevos usuarios externos.

Para añadir participantes por excel, haz clic en Acciones y luego selecciona si deseas agregar participantes externos o ya existentes en el máster de personas.

Al hacer clic en cualquiera de las dos opciones, aparecerá una ventana para cargar el archivo excel y un link para descargar una plantilla de ejemplo para poder llenarla.

En la plantilla, la primera fila es informativa y te ayudará a llenarla de forma correcta. Esta fila debe ser eliminada antes de hacer la carga.

Añadir participantes por segmento

Los segmentos son grupos de participantes que siguen una estructura lógica. Por ejemplo, todas las personas que llevan menos de 3 meses en la empresa. Los participantes de la encuesta se actualizarán automáticamente cuando entren o salgan de un segmento. Para conocer cómo administrar y crear segmentos en la empresa, revisa este artículo.

Si agregamos el segmento mencionado a una encuesta, aplicará la regla de los 3 meses a los participantes de esta: es decir, cuando un usuario cumpla más de 3 meses en la empresa, este ya no podrá responder. Si ya respondió cuando pertenecía al segmento entonces su respuesta se quedará guardada.

Para agregar participantes por segmento, sigue estos pasos:

1. Ve a Participantes

2. Haz clic en Añadir por segmento

3. Haz clic en Agregar segmento

4. La plataforma mostrará todos los segmentos existentes en el máster de personas. Podrás seleccionar uno o más de uno haciendo clic en el cuadrado ubicado al lado izquierdo y también buscarlos.

5. Haz clic en Agregar

Al agregarlos, podrás visualizar el listado de segmentos que tienes dentro de tu encuesta. Para revisar los usuarios que pertenecen a cada segmento, haz clic en el botón Ver detalles.