Flujos predefinidos y personalizados en objetivos y metas

Modificado el Vie, 21 Jul, 2023 a 4:22 P. M.

TABLA DE CONTENIDOS

Flujo predefinido
Flujo personalizado
Aplicar un flujo

Un flujo de fijación de objetivos y metas se entiende como una serie de etapas que permiten registrar objetivos y metas no evaluables al evaluado o colaborador. En cada etapa del flujo se debe definir lo siguiente:

Privilegios de creación, visualización y eliminación de objetivos y metas para los roles de evaluado o evaluador en cada etapa
Estado en el cual queda la etapa cuando es finalizada
Envío de correos de notificación de finalización de cada etapa
Flujo de validación de objetivos y metas

Al activar la etapa de fijación de objetivos y metas, la plataforma te permitirá seleccionar y configurar el flujo que utilizará el proceso para llevarla a cabo. Para ello, existen dos tipos de flujos que podrás escoger: flujos predefinidos y flujos personalizados.

Solo se puede aplicar un flujo por proceso de Desempeño. Este flujo será editable y configurable hasta que se creen metas y objetivos. Luego de eso, no se podrá editar ni modificar.

Flujo predefinido

Un flujo predefinido, predeterminado o preestablecido es un flujo que no se puede modificar: solo es posible visualizar cuáles son sus etapas y cómo están configuradas.

Para visualizar los flujos predefinidos con los que cuenta la plataforma, sigue estos pasos:

1. En Objetivos y metas, selecciona Gestor de flujos
2. En esta vista, haz clic en el ícono de ojo del flujo predefinido que quieras revisar

3. La plataforma desplegará todas las etapas del flujo y todas las acciones a realizar por parte del evaluador y del evaluado

Si requiere ver otra, simplemente deberá hacer clic en el botón "Volver" y la plataforma nuevamente desplegará la tabla con todos los flujos predefinidos.

Para establecer un flujo predeterminado en el proceso, sigue estos pasos:

1. En el menú de Objetivos y metas, selecciona Configurar objetivos y metas

2. Selecciona la pestaña Fijación de objetivos y metas

3. En Configuración General, busca Flujo de objetivos y metas y selecciona el que más te acomode

4. Guarda los cambios haciendo clic en Guardar

5. El flujo ya quedará aplicado al proceso

Flujo personalizado

En el caso de que ninguno de los flujos predefinidos ofrecidos por la plataforma satisfagan la necesidad del usuario administrador del proceso, este podrá crear un flujo personalizado. Para poder hacerlo, debes seguir estos pasos:

1. Dentro del proceso, haz clic Objetivos y Metas en el menú lateral

2. Selecciona Gestor de flujos

3. Haz clic en el botón +Crear

4. La plataforma desplegará la interfaz de configuración de la primera etapa del flujo nuevo

En esta interfaz, es posible configurar el comportamiento de cada etapa del flujo de fijación de objetivos y metas y agregar etapas nuevas. Para poder revisar la configuración de cada etapa, haz clic sobre ella y se desplegarán todas las opciones disponibles.

A continuación, se describen cada una de las opciones de la configuración de la etapa:

Acciones a realizar en la etapa

Son las acciones que podrá realizar de forma paralela el evaluador y evaluado en la etapa:

Crear: permite al rol de evaluador o evaluado visualizar objetivos y metas ya creados y crear otros
Actualizar: permite al rol de evaluador o evaluado visualizar y modificar objetivos y metas ya creados
Eliminar: permite al rol de evaluador o evaluado visualizar y eliminar objetivos y metas ya creados
Sólo lectura: permite al rol de evaluador o evaluado solo visualizar los objetivos y metas ya creados

Seleccionar como etapa final

Esta opción permite seleccionar la etapa como final, lo que quiere decir que el evaluador y evaluado solo realizarán las acciones o privilegios otorgados en la sección anterior sin pasar a una siguiente etapa o etapa de evaluación de competencias si el proceso tiene evaluación de competencias activa.

Configuración de finalización de la etapa

¿Quién finaliza la etapa? Debes escoger cuál de los 2 roles finaliza la etapa para pasar a la siguiente o terminar el flujo
¿Cuál será la acción que finaliza la etapa? Debes escribir el nombre que tendrá el botón de finalizar
¿Cuál será el estado del flujo al finalizar la etapa? Debes elegir el nombre del estado y el color en el cual quedará el flujo luego de que el rol que finaliza la etapa la termine. Puedes escoger el color haciendo clic en el círculo con el color actual del estado.
¿Se debe enviar email al finalizar la etapa? Debes indicar si quieres enviar una notificación al evaluador, evaluado, a ambos o a ninguno (dejándolo en blanco) cuando el rol que debe finalizar la etapa la termina correctamente.
¿Se deben validar los objetivos y metas? Debes escoger si la etapa requiere validación de objetivos y metas, es decir, si el rol que finaliza la etapa puede rechazar los objetivos y metas creadas o fijadas hasta el momento y cambiar el flujo. Si escoges que sí se deben validar los objetivos y metas, la plataforma desplegará opciones de configuración adicionales:
- ¿Qué sucede si es rechazada? Debes escoger a qué etapa retrocederá el flujo o si seguirá adelante a pesar del rechazo.
- ¿Cuál será el nombre del botón rechazar? Debes elegir el nombre del botón que se utilizará para rechazar los objetivos y metas. El botón de aceptar será el mismo que se escogió en la configuración anterior ¿Cuál será la acción que finaliza la etapa?
- ¿Cuál será el estado del flujo al rechazar? Debes elegir el nombre del estado y el color en el cual quedará el flujo si los objetivos y metas son rechazados. Puedes escoger el color haciendo clic en el círculo con el color actual del estado.

Para agregar otra etapa al flujo, simplemente deberás hacer clic en el botón Añadir etapa más abajo. Recuerda que sí o sí debes marcar una de las etapas como la etapa final para que el flujo funcione correctamente.

Guardar un flujo personalizado

Existen dos formas de guardar un flujo:

1. Guardar y volver: permite guardar los cambios realizados y agregar el flujo a la tabla de gestor de flujos con el estado En proceso de creación. Este estado indica que el flujo está siendo creado aún y que no es posible aplicarlo al proceso debido a que aún existen modificaciones que hacer. Para continuar con la creación del flujo, debes hacer clic en el ícono del lápiz ubicado a la derecha del flujo en cuestión y la plataforma abrirá el editor de flujo de inmediato.

2. Guardar y confirmar: permite guardar los cambios realizados al flujo, agregar el flujo a la tabla gestor de flujos y que pueda ser utilizado por el proceso ya que se ha confirmado que su edición ha terminado. Un flujo personalizado que se encuentre guardado y confirmado aparecerá en la tabla de gestor de flujos con el estado Disponible para ser aplicado.

Aplicar un flujo

Para aplicar un flujo predefinido o personalizado, sigue estos pasos:

1. Dirígete a Objetivos y Metas

2. Haz clic en Configurar objetivos y metas

3. En la pestaña Fijación de Objetivos y Metas, busca Flujo de objetivos y metas y haz clic en Seleccione un tipo de flujo

4. La plataforma desplegará todos los flujos disponibles, ya sean predefinidos o personalizados

5. Escoge el flujo que quieres aplicar desde la lista y haz clic en Guardar

Existen dos formas de comprobar que que efectivamente el flujo seleccionado fue asociado al proceso:

A través del selector de flujos: una vez seleccionado el flujo y guardados los cambios, la plataforma mostrará entre paréntesis la frase Aplicado al proceso junto al nombre del flujo.
A través del gestor de flujos: en la tabla del gestor de flujos, el flujo seleccionado aparecerá con el estado Aplicado al proceso en color verde.

De ahora en adelante, el flujo que escogiste será el que los colaboradores seguirán durante su fijación de objetivos y metas. Recuerda que para que el flujo funcione correctamente, debes crear al menos un tipo de objetivo y un tipo de meta.

Si deseas saber sobre la configuración de objetivos y metas, revisa este artículo.