"Definición y configuración de un flujo predefinido o personalizado en fijación de objetivos y metas"

Activada la etapa de fijación de objetivos y metas ya es posible configurar el flujo que se utilizará en el proceso, para ello y según necesidad del usuario Administrador tendrá las siguientes opciones de configuración del flujo:


A) Establecer un flujo predeterminado o predefinido para la fijación de objetivos y metas:

Un flujo predeterminado , preestablecido o predefinido es un flujo que tiene las etapas ya configuradas por la plataforma y no se pueden modificar, sólo es posible visualizar que etapas contiene y cómo están configuradas. 

Para establecer un flujo predeterminado al proceso, el usuario administrador debe seleccionar un flujo predeterminado en:

Objetivos y metas/Configurar objetivos y metas/Fijación de objetivos y metas/Configuración General/Flujo de objetivos y metas


Al seleccionarlo y guardar cambios, el flujo ya queda asociado al proceso y es posible utilizarlo.

En el caso de que se requiera visualizar que etapa contiene el flujo y su configuración el usuario Administrador del proceso deberá ir a :

Objetivos y metas/Gestor de flujos/

En esta vista el usuario deberá hacer clic en el icono de "ojo" del flujo predefinido que requiera ver:


Y la plataforma desplegará las etapas que contiene el flujo y la configuración de cada una:




Si requiere ver otra, simplemente deberá hacer clic en el botón "Volver" y la plataforma nuevamente desplegará la tabla con todos los flujos predefinidos.


B) Establecer un flujo personalizado

En el caso de que ninguno de los flujos predefinidos ofrecidos por la plataforma satisfacen la necesidad del usuario administrador del proceso, éste podrá crear un flujo personalizado, para ello, se deberá dirigir a:

Objetivos y Metas/Gestor de flujos/


En esta interfaz deberá hacer clic en el botón "+Crear"



Luego de hacer clic en este botón, la plataforma desplegará la siguiente interfaz:



En esta interfaz, es posible configurar el comportamiento de cada etapa del flujo de fijación de objetivos y metas.

A continuación, se describe cada una de las opciones de la configuración de la etapa:

Acciones a realizar en la etapa




Son las acciones que podrá realizar de forma paralela el evaluador y evaluado en la etapa:

a) Crear: Permite al rol Evaluador o Evaluado visualizar objetivos y metas ya creados y crear otros.

b) Actualizar: Permite al rol Evaluador o Evaluado  visualizar y modificar objetivos y metas ya creados.

c) Eliminar: Permite al rol evaluador o evaluado visualizar y eliminar objetivos y metas ya creados.

d) Sólo lectura: Permite al rol evaluador o evaluado sólo visualizar los objetivos y metas ya creados.


 Seleccionar como etapa final

Esta opción permite seleccionar a la etapa como final, lo que quiere decir que el evaluador y evaluado quedarán realizando las acciones o privilegios otorgados en la sección anterior sin pasar a una siguiente etapa o etapa de evaluación de competencias si el proceso tiene evaluación de competencias activa.



Configuración de finalización de la etapa




Configuración de la finalización de la etapa que permite decidir:


1. Cuál de los 2 roles finaliza la etapa para pasar a la siguiente.

2. Cuál será la acción que finaliza la etapa o el nombre que tendrá el botón de finalizar:



3. El nombre del estado y color en el cual queda el flujo luego de que el rol que finaliza la etapa la termina:


4. Envío de Notificación al Evaluador o Evaluado cuando el rol que debe finalizar la etapa la finaliza correctamente:


5. Si la etapa requiere validación de objetivos y metas: Esto quiere decir que si el rol que finaliza la etapa rechaza los objetivos y metas, el flujo puede ser devuelto a una etapa anterior según seleccione el usuario administrador o puede continuar el flujo



Además, debe registrar cual será el nombre del botón rechazar el cual aparcerá al lado del botón que permite aceptar los objetivos y metas.


Como acotación importante EL NOMBRE DEL BOTÓN ACEPTAR SERÁ AQUEL QUE SE HAYA ESCRITO EN LA PREGUNTA "¿CUÁL SERÁ LA ACCIÓN QUE FINALIZA LA ETAPA?



Por último, se debe registrar cuál será el estado del flujo si los objetivos y metas son rechazados y el color del mismo.

Para agregar otra etapa al flujo, el usuario Administrador del Proceso deberá hacer clic en el botón "+Añadir etapa"



Es importante también destacar que la plataforma ofrece dos tipos de guardado de flujo:

1. Guardar y Volver: Permite guardar los cambios realizados y agregar el flujo a la tabla de gestor de flujos con el estado "En proceso de creación" este estado indica que el flujo está siendo creado aún y que no es posible aplicarlo al proceso debido a que aún existen modificaciones que hacer. Para seguir la modificación del flujo, el usuario Administrador del proceso deberá hacer clic en el botón "Lapiz" e ingresar a la interfaz para crear el flujo:


2. Guardar y confirmar: Permite guardar los cambios realizados al flujo, agregar el flujo a la tabla gestor de flujos y que pueda ser utilizado por el proceso ya que se ha confirmado que su edición ha terminado. Un flujo personalizado, guardado y confirmado, aparecerá en la tabla de gestor de flujos de la siguiente manera:


El estado del flujo personalizado será: Disponible para ser aplicado. Esto es porque es posible aplicarlo al proceso desde la configuración de objetivos y metas:


Una vez seleccionado un flujo predefinido o un flujo personalizado desde el selector de flujos, es necesario guardar cambios desde la sección "Configurar objetivos y metas", de esta forma ya se ha finalizado la configuración del flujo que utilizará el proceso.

Existen dos formas de comprobar que que efectivamente el flujo seleccionado fue asociado al proceso:


1. A través del selector de flujos: Una vez seleccionado el flujo y guardado cambios la plataforma pondrá  al lado del nombre del flujo y entreparentesis la siguiente frase : "Aplicado al proceso":

2. A través del gestor de flujos: En la tabla del gestor de flujos, el flujo seleccionado aparecerá con el siguiente estado y en color verde: "Aplicado al proceso"


Acotaciones:

  • Sólo es posible aplicar 1 flujo al proceso, ya sea predefinido o personalizado.

  • El flujo se podrá editar mientras el proceso no cuente con metas u objetivos ya creados.