Usuario verificador

TABLA DE CONTENIDOS

• ¿Qué es un verificador?
• ¿Cómo asignar un verificador?
• Activar el rol de usuario verificador
• Agregar o eliminar colaboradores desde el listado de verificaciones
• Flujos y privilegios de un usuario verificador
  • Flujo 1: Solo ver el listado de personas
  • Flujo 2: Solicitar cambios al listado de personas
  • Flujo 3: Agregar o eliminar personas al listado

A continuación, te explicaremos cuál es el rol del verificador y cuáles son sus características y deberes dentro de un proceso de Desempeño.

Si quieres saber más sobre otros roles en los procesos de Desempeño, revisa este artículo.

Además del usuario evaluador-verificador, también existen los roles de usuario evaluador-verificador (evaluador que verifica a sus evaluados) y evaluado-verificador (evaluado que verifica a sus evaluadores). Si quieres saber más, revisa los siguientes artículos:

• Usuario evaluador-verificador
• Usuario evaluado-verificador

¿Qué es un verificador?

El usuario verificador es aquel usuario al que se le asignan uno o más colaboradores con el fin de que pueda verificar que los evaluadores de estos sean los correctos y los que corresponden según distintos criterios. 

¿Cómo asignar un verificador?

Existen dos formas de asignar un verificador:

• Mediante la plantilla de participantes

Descarga el archivo de carga de participantes y utiliza la columna verifier para poder asignar un verificador a uno o más colaboradores. Debes pegar el identifier del usuario verificador en la celda que corresponda a la fila del colaborador al que le asignarás este verificador y luego guardar el archivo para cargarlo. Te recomendamos cargar solo la columna identifier junto a la de verifier para evitar cualquier cambio indeseado de información.

• Mediante el perfil del colaborador 

Un usuario verificador también puede ser cargado a un colaborador directamente desde la plataforma. Para poder hacerlo, sigue estos pasos:

1. En Configuración, ve a Participantes

2. En la tabla de participantes, busca al colaborador al que quieras asignarle un verificador

3. Haz clic en Acciones (tres puntos) ubicado al lado del colaborador y selecciona Editar usuario

4. En el menú izquierdo, haz clic en Evaluaciones

5. Haz clic en la pestaña Verificado por 

6. Haz clic en el botón Agregar verificador

7. Busca al colaborador que desees agregar como verificador y selecciónalo

8. Haz clic en Agregar verificador

Activar el rol de usuario verificador

Para poder activar el rol de verificador en un proceso de desempeño, la etapa de verificación debe estar activa. 

Luego, y dependiendo en que estado se encuentre el proceso, el usuario evaluador-verificador se podrá activar de la siguiente manera:

Proceso en estado En verificación

Al ingresar a la configuración de la etapa de Verificación, se deben habilitar las siguientes opciones:

• ¿Verificador puede acceder a la etapa de verificación?
• ¿Verificador puede ver la página “personas que debo verificar”?

Proceso en estado En evaluación

Al ingresar a la configuración de la etapa de Verificación, se debe habilitar la siguiente opción:

• ¿Verificador puede ver la página “personas que debo verificar”?

Agregar o eliminar colaboradores desde el listado de verificaciones

Por defecto, el usuario verificador podrá eliminar o agregar directamente aquellas personas o colaboradores que le asignaron a verificar, es decir, a los evaluados.

Cuando ingrese a la interfaz de la etapa de Verificación, visualizará la lista de colaboradores a los cuales debe verificar y también las siguientes opciones:

Solicitar eliminar

Esta opción le permite al verificador solicitar la eliminación de un colaborador que actualmente está verificando. En este caso, el verificador deberá seleccionar el motivo por el cual el colaborador deberá ser eliminado de su lista. La plataforma le permitirá escribir uno si selecciona Otro. 

Cuando envíe esta solicitud de eliminación, el verificador ya no podrá acceder a verificar al colaborador y el botón de Verificar evaluaciones aparecerá bloqueado.

En la pestaña Solicitudes del monitoreo de Verificación, el administrador podrá escoger una de las siguientes opciones:

• Aceptar solicitud: permite aceptar la solicitud del usuario verificador. El colaborador verificado se eliminará de inmediato del listado de personas a verificador del verificador. Si el verificador ha propuesto a un nuevo verificador para el colaborador, se cambiará automáticamente de verificador.
• Rechazar solicitud: si la solicitud es rechazada o descartada, entonces el colaborador permanecerá en la lista de personas a verificar del verificador y el verificador no podrá volver a solicitar su eliminación. El administrador deberá dejar un comentario explicando las razones del rechazo que luego será visible para el verificador en su listado de personas a verificar. 
• Resolver solicitud: al marcar la solicitud como resuelta, la plataforma mostrará la solicitud como resuelta pero no se quitará al colaborador al listado del verificador. Esta opción se utiliza cuando el administrador pudo haber hecho el cambio por su cuenta y necesita resolver de alguna forma la solicitud. 

Solicitar añadir personas

Esta opción le permite al verificador solicitar añadir un nuevo colaborador para que sea verificado por él mismo.

Esta solicitud será enviada al administrador del proceso, quien deberá analizar si efectivamente corresponde agregar al colaborador a la lista de colaboradores que deberá verificar el verificador. 

En la pestaña Solicitudes del monitoreo de Verificación, el administrador podrá escoger una de las siguientes opciones:

• Aceptar solicitud: si se acepta la solicitud, el colaborador será añadido al listado de evaluados a verificar del verificador y este podrá revisar sus evaluadores.
• Rechazar solicitud: si la solicitud es rechazada, el administrador podrá ingresar un comentario explicando el rechazo. Sin embargo, el verificador no podrá ver este comentario ni conocer las razones del rechazo. El listado del verificador no sufrirá ningún cambio y el colaborador no tendrá un nuevo verificador asignado. El verificador podrá volver a solicitar añadir al colaborador a su listado de verificaciones si lo desea.
• Resolver solicitud: al marcar la solicitud como resuelta, la plataforma mostrará la solicitud como resuelta pero no se agregará al colaborador al listado del verificador. Esta opción se utiliza cuando el administrador pudo haber hecho el cambio por su cuenta y necesita resolver de alguna forma la solicitud. Por el lado del verificador, su listado no sufrirá ningún cambio.

Flujos y privilegios de un usuario verificador

El usuario verificador podrá seguir tres tipos de flujos distintos dependiendo de la configuración asignada por el administrador del proceso. Estos flujos cambiarán según sus privilegios para agregar o eliminar evaluadores a un evaluado. 

Para configurar el flujo del verificador, sigue estos pasos:

1. Desde Configuración del proceso, haz clic en Configuración General

2. Haz clic en Etapa de verificación

3. En ¿Verificador puede acceder a la etapa de verificación? haz clic en el ícono del lápiz

4. La plataforma desplegará un modal en el que podrás escribir el título de las instrucciones y las instrucciones para tus usuarios verificadores

5. En ¿Qué acciones puede realizar el verificador en esta categoría? escoge el flujo deseado

6. Haz clic en Guardar Configuración

Flujo 1: Solo ver el listado de personas

El flujo para este caso sería el siguiente:

• El verificador ingresará a verificar a los evaluadores del colaborador
• Solo podrá ver a los evaluadores de los colaboradores y no realizar ningún cambio
• También podrá finalizar la verificación haciendo clic en el botón Verificar
• El evaluador del evaluado verificado podrá realizar la evaluación normalmente sin que el verificador haya finalizado la verificación

Flujo 2: Solicitar cambios al listado de personas

Una vez activado este flujo, el verificador verá las siguientes opciones al ingresar a verificar a un evaluado:

Solicitar eliminar un evaluador

Cuando el verificador solicite eliminar a un evaluador, al evaluador le aparecerá el estado de la evaluación del colaborador en cuestión como Solicitud enviada y no podrá realizar la evaluación de esa persona.

Por otro lado, en la pestaña de Solicitudes del monitoreo de Verificación, el administrador podrá escoger una de las siguientes opciones:

• Aceptar solicitud: cuando el administrador acepta la solicitud de eliminación de evaluador del verificador, el evaluador desaparecerá del listado de evaluadores del colaborador y el colaborador desaparecerá del listado de evaluaciones del evaluador. El administrador deberá revisar las ponderaciones del colaborador evaluado para asegurarse que todo esté en orden.
• Rechazar solicitud: si la solicitud es rechazada o descartada, entonces el evaluador permanecerá en la lista de evaluadores del colaborador y el verificador no podrá volver a solicitar su eliminación. El administrador deberá dejar un comentario explicando las razones del rechazo que luego será visible para el verificador en el listado de evaluaciones a verificar del colaborador. Por el lado del evaluador, este podrá continuar y realizar su evaluación sin problemas.
  
• Resolver solicitud: al marcar la solicitud como resuelta, la plataforma mostrará la solicitud como resuelta pero no habrá eliminación del evaluador. Esta opción se utiliza cuando el administrador pudo haber hecho el cambio por su cuenta y necesita resolver de alguna forma la solicitud. Por el lado del evaluador, este podrá continuar y realizar su evaluación sin problemas.

Solicitar añadir un evaluador

Cuando el verificador solicite agregar un evaluador, el evaluador no tendrá cambios en su listado de evaluación hasta que la solicitud pase por el criterio del administrador del proceso.

Por otro lado, en la pestaña de Solicitudes del monitoreo de Verificación, el administrador podrá escoger una de las siguientes opciones:

• Aceptar solicitud: cuando el administrador acepta la solicitud de agregar un evaluador del verificador, el evaluador pasará a formar parte del listado de evaluadores del colaborador y el colaborador aparecerá en el listado de evaluaciones del evaluador. El administrador deberá revisar las ponderaciones del colaborador evaluado para asegurarse que todo esté en orden.
• Rechazar solicitud: si la solicitud es rechazada o descartada, entonces el listado de evaluaciones del evaluador no sufrirá ningún cambio. El administrador deberá dejar un comentario explicando las razones del rechazo que luego será visible para el verificador en el listado de evaluaciones a verificar del colaborador.
  
• Resolver solicitud: al marcar la solicitud como resuelta, la plataforma mostrará la solicitud como resuelta pero no existirá ningún cambio. Esta opción se utiliza cuando el administrador pudo haber hecho el cambio por su cuenta y necesita resolver de alguna forma la solicitud.

Flujo 3: Agregar o eliminar personas al listado

En este caso, el verificador podrá hacer cambios sin pasar por la aprobación del administrador. Es decir, el verificador podrá agregar directamente un nuevo evaluador para el colaborador y/o podrá eliminar directamente un evaluador en la categoría a la que tiene acceso. El verificador podrá eliminar a un evaluador siempre y cuando la evaluación no esté en proceso ni finalizada.

Si el administrador así lo desea, podrá limitar y reducir esta opción a que el verificador solo pueda agregar o solo pueda eliminar usuarios sin pasar por su aprobación. Por ejemplo, si selecciona que el verificador pueda solo eliminar usuarios, la opción de agregar un evaluador desaparecerá, y el verificador podrá eliminar usuarios sin aprobación del administrador pero no agregarlos.

También podrá configurar cantidad máxima de veces en las que un participante puede ser escogido como evaluador de esa categoría. Una vez que se alcance esta cantidad máxima de veces en que un evaluador puede ser agregado por un verificador, la plataforma desplegará un error. Esta restricción aplicará solo a los usuarios verificadores y el administrador podrá agregar cuantas veces desee a un participante como evaluador de otros participantes.