¿Como hacer una carga masiva de documentos?

En este artículo veremos los pasos para cargar los documentos de los colaboradores de una empresa de forma masiva.

Pasos para realizar la carga masiva

Preparación de archivos

En este punto, necesitas contar un archivo comprimido (.zip) con los documentos a importar. Los documentos deben cumplir con una nomenclatura específica, para asignar correctamente cada documento al colaborador que corresponda.

La nomenclatura de los archivos debe corresponder a la siguiente estructura:

identificador-de-usuario_#RKM#_nombre-del-documento.pdf

Es posible invertir el orden entre el identificador del usuario y el nombre del documento:

nombre-del-documento_#RKM#_identificador-de-usuario.pdf

El separador (_#RKM#_) debe estar siempre presente, de esta forma se puede limitar correctamente el identificador del usuario con el nombre del documento.

A continuación, te mostraremos un ejemplo de la estructura esperada:

Los documentos pueden estar en sub-carpetas, pues el proceso los detectará sin problema y los cargará en la plataforma. Es importante recalcar: Si nuestro zip tiene carpetas anidadas, todos los documentos detectados serán cargados en la carpeta destino seleccionada en la configuración de la importación.

Importación de archivos desde el Centro de importación 

1. Haz click en “Ir a la administración”.
2. Dirígete hasta la administración del módulo de “Documentos” y selecciona la pestaña “Centro de importación”.
3. Haz click en el botón “Importar” y selecciona la opción “Importar archivos”.
4. Selecciona el archivo .zip en el selector de archivos. El tamaño máximo del archivo está limitado a 4GB.
5. Haz click en el botón “Subir archivo”. Puedes hacer click en el botón “Minimizar” en cualquier momento para cerrar el modal de carga y seguir navegando en Rankmi. Para visualizar cómo va el progreso de la subida de archivo, dirígete al Centro de Importación del módulo de Documentos y haz click nuevamente en el botón “Importar”. Al completar la carga del archivo, aparecerá un mensaje indicando la recepción del mismo y que su procesamiento comenzará en unos segundos.
6. Haz click en el botón “Cerrar” para volver al Centro de Importación.

Es importante mencionar que la carga masiva de documentos va asociada siempre a una carpeta. Por lo que, será necesario separar nuestros archivos con anticipación para realizar la importación específica por cada carpeta.

Resultados

Para ver los resultados de la importación masiva ve al Centro de importación. 

En el centro de importación estará visible el progreso del procesamiento del archivo .zip. Finalmente, se puede obtener el resumen de la ejecución, el enlace del archivo procesado y en caso de existir errores en la carga: un enlace para descargar el reporte de errores.

Para visualizar los documentos creados en la importación reciente dirígete al módulo de Documentos > Gestión de Documentos.

Preguntas Frecuentes 

¿Qué otros archivos puedo cargar de forma masiva?

• pdf
• doc
• docx
• xls
• xlsx
• jpg
• png
• jpeg
• pptx
• ppt
• wmv
• mov
• avi
• mp4
• flv
• 3gp
• csv